Sansanは2022年7月14日、クラウド契約業務サービス「Contract One」に、「スマート注文書管理」機能を追加すると発表した。契約書の一部である注文書についても、Contract Oneで管理できるようにする。ファクス、郵送、メールなど取引先ごとに異なる方法で受領した注文書をデータ化し、Contract One上で一元管理できるようにする。
Sansanの「Contract One」は、契約書の形式（紙の契約書、電子契約書など）を問わず、契約業務がオンライン上で完結するクラウドサービスである。今回、契約書の一部である注文書についてもContract Oneで管理可能にする「スマート注文書管理」機能を追加した（図1、関連記事：Sansan、契約業務クラウド「Contract One」に全文検索機能を追加）。
図1：クラウド契約業務サービス「Contract One」に追加した「スマート注文書管理」の概要（出典：Sansan）拡大画像表示
Contract Oneでは、紙の契約書をクラウド上で受領し、AI-OCR（光学文字認識）でデータ化し、電子的に保存する。紙の契約書を締結する必要がある場合は、Contract Oneが押印・印刷・製本、発送を代行する。主要な電子契約サービスと連携しており、電子契約も管理する。Contract Oneで取り交わした契約書は、クラウド上で一元管理する。
新機能の「スマート注文書管理」を利用すると、ファクスや郵送、メールなど各種の方法で受領した注文書を、Contract Oneで一元管理できるようになる。
ファクスで注文書を受け取る場合は、複合機に専用のアダプタを付けて、取引先が送信したファクスをクラウド上で受信し、PDFとして保存する。ユーザーは、受信したファクスデータから注文書のデータをWebブラウザ上で確認し、Contract Oneにアップロードする。従来のようにファクス用紙回収のために複合機の往復/仕分けの手間がなくなる。
郵送や手渡しで受領した場合は、原本をスマートフォンで撮影または複合機でスキャンし、データをContract Oneにアップロードする。メール添付で受領した場合は、受け取ったデータをContract Oneにアップロードする。
なお、発注管理システムとひも付けて管理する使い方も可能である。Contract Oneは、保管する注文書データごとにユニークURLを生成する。発注管理システムにURLを入力することで、基幹システムの操作中にContract One上の注文書原本を参照できるようになる。
「多くのユーザーが、注文書の受領や保管・管理をデジタル化できていない。紙やデータの注文書をファクスや郵送、メール添付などで受領し、アナログに保管・管理している。業界によっては毎月1万枚を超える注文書を受領・保管管理している」（同社）。
