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Sansan、契約業務クラウド「Contract One」に全文検索機能を追加

保存した契約書の全文を任意のキーワードで検索可能に

2022年6月3日(金)日川 佳三(IT Leaders編集部)

Sansanは2022年6月3日、契約業務クラウドサービス「Contract One」に、契約書の全文検索機能を追加したと発表した。Contract Oneがデータ化した契約書の全文を、任意のキーワードで検索できるようにした。契約書の検索性が向上するとともに、契約の見直しや監査の際に、一定の条文やキーワードが入っているかどうかを確認しやすくなった。

 Sansanの「Contract One」は、契約書の形式(紙の契約書、電子契約書など)を問うことなく、契約業務をオンライン上で完結できるクラウドサービスである(関連記事クラウド契約業務サービス「Contract One」、提携倉庫による原本保管オプションを追加画面1)。

画面1:契約書本文内で検索ワードを表示している画面(出典:Sansan)画面1:契約書本文内で検索ワードを表示している画面(出典:Sansan)
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 紙の契約書をクラウド上で受領し、AI-OCR(光学文字認識)でデータ化し、電子的に保存する。紙の契約書を締結する必要がある場合は、Contract Oneが押印・印刷・製本、発送を代行する。主要な電子契約サービスと連携しており、電子契約も管理する。

 Contract Oneで取り交わした契約書は、クラウド上で一元管理する。過去の契約書を探す検索機能を備えており、取引先とのトラブルなどで緊急に契約書を確認するケースや、新たに締結する契約書のドラフトを作成するために類似契約を参照するケースなどに役立つ。

 今回、Contract Oneの検索機能を強化した。これまでも、契約書管理に必要な項目(契約先名、締結日、金額、契約期間など)を基に過去の契約書に対する検索が可能だった。今回、契約書の全文を対象に、任意のキーワードで検索できるようにした。キーワードが含まれる書類や該当箇所を探し出せる(画面2)。

画面2:該当する契約書を検索する画面(出典:Sansan)画面2:該当する契約書を検索する画面(出典:Sansan)
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 全文検索は、全社的な規約の変更など、複数の契約書の条文を一度に見直す必要がある場合にも役立つ。該当する条文や条件が含まれる契約書を網羅的に検索することで、見直すべき全契約書を抜け漏れなくリストアップ可能である。監査への対応時も、契約書に特定の条文が含まれているかを確認しやすくなるため、契約業務におけるリスク管理の強化につながる。

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Contract One / Sansan / 契約管理

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