[新製品・サービス]

2022年4月14日(木)IT Leaders編集部、日川 佳三

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　Sansanの「Contract One」は、紙や電子など契約書の形態・形式を問わず、AI-OCR（光学文字認識）とオペレーターの補正によって契約書をデータ化し、契約書同士の関連を自動で紐づけたデータベースにするクラウドサービスである。

　主要な電子契約サービスと連携し、企業における電子契約を管理する。紙の契約書で契約を締結する場合は、その押印・印刷・製本・発送を代行するサービスも提供する（関連記事：クラウド契約業務サービス「Contract One」、契約書の公開範囲を限定可能に）。

　今回、Contract Oneでデータ化した紙の契約書の原本をSansan提携倉庫で保管・管理する「原本保管オプション」を追加した（図1）。紙の契約書による契約を締結した後、Contract Oneが提携先の倉庫にそのまま郵送し、安全な環境下で保管する。監査対応などで一時的に契約書が必要になった場合でも、Contract Oneに指示することで自由に出入庫可能である。同機能は、物流業を営むSBSリコーロジスティクスとの提携によって提供する。

図1：クラウド契約業務サービス「Contract One」を強化し、紙の契約書の原本をSansan提携倉庫で保管・管理する「原本保管オプション」を追加した（出典：Sansan）
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　紙の契約書の締結だけでなく、物理的な保管・管理までContract One上で完結できるようになる。また、担当者が直接紙の契約書に触れることなく一連の業務を完結できるようになることで、紛失や漏洩などのリスクが減る。

　Sansanは紙の契約書について、印刷や押印、製本といったアナログな作業が発生することで、担当者の負担になると同時に、テレワークなどの新しい働き方推進の妨げになっていると指摘する。「保管についても、棚の定期的な整理が必要になるほか、企業によっては保管方法が定まっておらず、担当者の手元で個別に保管しているケースや、拠点ごとに異なる保管方法を採用しているケースもある」（同社）。