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契約業務クラウド「Contract One」、提携倉庫による原本保管オプションを追加

2022年4月14日(木)日川 佳三(IT Leaders編集部)

Sansanは2022年4月14日、契約業務クラウドサービス「Contract One」を強化したと発表した。新たに、紙の契約書の原本をSansan提携倉庫で保管・管理する「原本保管オプション」を追加した。同オプション機能は、物流業を営むSBSリコーロジスティクスとの提携によって提供する。

 Contract Oneは、契約書の形式(紙の契約書、電子契約書など)を問うことなく、契約業務をオンライン上で完結できるクラウドサービスである(関連記事クラウド契約業務サービス「Contract One」、契約書の公開範囲を限定可能に)。

 紙の契約書をクラウドで受領し、AI-OCR(光学文字認識)でデータ化し、電子的に保存する。紙の契約書を締結する必要がある場合は、Contract Oneが押印・印刷・製本、発送を代行する。電子契約も可能で、主要な電子契約サービスと連携している。

 今回新たに、Contract Oneでデータ化した紙の契約書の原本をSansan提携倉庫で保管・管理する「原本保管オプション」を追加した(図1)。紙の契約書による契約を締結した後、Contract Oneが提携先の倉庫にそのまま郵送し、安全な環境下で保管する。監査対応などで一時的に契約書が必要になった場合でも、Contract Oneに指示することで自由に出入庫可能である。同機能は、物流業を営むSBSリコーロジスティクスとの提携によって提供する。

図1:クラウド契約業務サービス「Contract One」を強化し、紙の契約書の原本をSansan提携倉庫で保管・管理する「原本保管オプション」を追加した(出典:Sansan)図1:クラウド契約業務サービス「Contract One」を強化し、紙の契約書の原本をSansan提携倉庫で保管・管理する「原本保管オプション」を追加した(出典:Sansan)
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 紙の契約書の締結だけでなく、物理的な保管・管理までContract One上で完結できるようになる。また、担当者が直接紙の契約書に触れることなく一連の業務を完結できるようになることで、紛失や漏洩などのリスクが減る。

 紙の契約書については、印刷や押印、製本といったアナログな作業が発生することで、担当者の負担になるとともに、テレワークなどの新しい働き方推進の妨げになっている。また、保管についても、棚の定期的な整理が必要になるほか、企業によっては保管方法が定まっておらず、担当者の手元で個別に保管しているケースや、拠点ごとに異なる保管方法を採用しているケースもある。

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