Sansanは2022年4月8日、クラウド契約業務サービス「Contract One」の機能を強化したと発表した。機密性の高い契約書の公開範囲を限定する「共有範囲グループ設定機能」を追加し、全社員には共有できない契約書でもContract One上で管理できるようになった。Contract Oneの価格は月額10万円からで、契約書のデータ化件数に応じて変動する。
Sansanの「Contract One」は、紙の契約書や電子契約書など、契約書の形式を問うことなく、契約業務をオンライン上で完結可能なクラウドサービスである（関連記事：Sansan、契約書の形式に関わらず契約業務をオンラインで行える「Contract One」）。
紙の契約書をクラウドで受領し、AI-OCR（光学文字認識）でデータ化し、電子的に保存する。紙の契約書を締結する必要がある場合は、Contract Oneが押印・印刷・製本、発送を代行する。主要な電子契約サービスと連携しており、電子契約も管理する。
図1：クラウド契約業務サービス「Contract One」に「共有範囲グループ設定機能」を追加した。機密性の高い契約書の公開範囲を限定可能になった。全社員には共有できない契約書でもContract One上で管理できるようになった（出典：Sansan）拡大画像表示
今回の機能強化では、機密性の高い契約書の公開範囲を限定する「共有範囲グループ設定機能」を追加した。これにより、全社員には共有できない契約書でも、Contract One上で管理できるようになった（図1）。
具体的には、閲覧権限のある社員を登録した「グループ」を作成し、該当グループに限定して契約書の公開範囲を設定する。閲覧権限のない社員は、該当契約書にアクセスできない。グループは、部署単位でも、案件単位でも、任意で作成できる。1人が複数のグループに属することも可能で、グループ内のメンバーはいつでも入れ替えられる。
Sansanは、資本提携や人事関連など特殊な契約内容においては、全社員で情報共有することによる、インサイダー取引や契約違反などのリスクを指摘している。「そのため、取り扱いを一部の役員や社員に制限している契約書も存在する。こうした機密性の高い契約書については、例外的に担当者が個別で管理するなど、通常と異なる管理方法を採用する企業も多い」（同社）。
