[新製品・サービス]
Sansan、契約書の形式に関わらず契約業務をオンラインで行える「Contract One」
2022年1月14日(金)日川 佳三（IT Leaders編集部）
Sansanは2022年1月13日、契約業務支援クラウド「Contract One（コントラクトワン）」を提供開始した。紙の契約書や電子契約書など、契約書の形式を問うことなく、契約業務をオンライン上で完結する。紙の契約書をクラウドで受領・電子保存し、一元管理する。契約書の製本、押印、郵送も代行する。さらに、主要な電子契約サービス7社と連携し、電子契約も管理する。同サービスは2021年7月にプレローンチしており、既に45社が先行導入している。価格は月額10万円からで、契約書のデータ化件数に応じて変動する。
Contract Oneは、紙の契約書や電子契約書など、契約書の形式を問うことなく、契約業務をオンライン上で完結可能なクラウドサービスである（図1）。紙の契約書をクラウドで受領し、AI-OCR（光学文字認識）でデータ化し、電子保存する。紙の契約書を締結する必要がある場合には、Contract Oneが押印から印刷・製本、発送まで代行する。さらに、主要な電子契約サービス7社と連携し、電子契約も管理する。
図1：Contract Oneの機能イメージ図（出典：Sansan）拡大画像表示
契約書をデータ化する際の課題は、形式や送付方法が各社で異なること。契約書は、紙やPDF、電子契約によって作られ、送付方法も郵送やメール送付など多岐にわたる。電子契約でも、使っているサービスが当事者間で異なると、手入力などが発生する。Contract Oneでは、契約書の形式や送付方法を問わずにデータ化して一元管理する。
取り交わした契約書は、クラウド上で一元管理する。個別契約の期限管理や、関連性の高い契約書を横並びで把握可能であり、契約更新漏れや2重契約などのリスクを防ぐ。また、過去の契約書を探す検索機能を備えている。取引先とのトラブルなどで緊急に契約書を確認するケースや、新たに締結する契約書のドラフトを作成するために類似契約を参照するケースなどに役立つ。
紙の契約書を取り交わす際には、製本や押印、郵送といったアナログな作業が発生し、担当者の負担になる。Contract Oneは、これらアナログな業務を代行する。契約書を発行する場合は、Contract One上で指示をすると、Contract Oneが印刷・製本・押印を代行し、取引先に郵送する。取引先から契約書を受領する場合は、オンラインで契約書の受領を確認し押印指示をすると、Contract Oneが押印を代行し、取引先に返送する。
企業は、事業内容や業務フローなどに応じて、より適した電子契約サービスを導入している。このため、取引企業間で異なる電子契約サービスを利用していることも多い。これにより、契約書のPDF化やインポート作業など、煩わしい工数が追加で発生することがある。Contract Oneは、主要電子契約サービス7社と連携することで、それぞれの電子契約で受領した契約書もContract One上で一元管理するようにした。各電子契約サービスとの連携機能は、1月14日から順次実装していく。
連携する電子契約サービス7社は、以下の通りである。
- 弁護士ドットコム
- GMOグローバルサイン・ホールディングス
- ドキュサイン・ジャパン
- アドビ
- jinjer
- マネーフォワード
- サイトビジット
