[事例ニュース]

2020年4月23日(木)IT Leaders編集部、日川 佳三

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　カシオ計算機は、請求書の発行を電子化するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム 請求書」（図1）を導入し、年間で約10万枚超に及ぶ請求書の発行業務を電子化した。電子データ化率は、導入から半年で67％を超えた。請求書発行業務の維持費用も、郵送費を含めて全体の60％を削減した。取引先様に請求書が届くまでに要する時間も、従来の3～5日から最短で2日に短縮した。

図1：「BtoBプラットフォーム 請求書」の概要（出典：インフォマート）
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　カシオ計算機によると、従来、家電量販店など一部の取引先とはEDI（電子データ交換）を通してやりとりしていたが、ほとんどの取引は紙の請求書を印刷して郵送していた。取引先によっては、事前にファクスやメールで明細を送付する必要があった。先方の専用フォーマットへの手書きや押印が必要なケースもあったという。

　また、カシオ計算機の基幹システム自体が古いものだったため、同社の請求書フォーマットでは足りない項目を、別途Excelで作成して発送するなど、個別対応も行っていた。こうした経緯もあり、請求書を締めてから取引先に請求書が届くまで、3～5日ほどかかっていたという。

　BtoBプラットフォーム請求書の導入後は、最短で2日で請求書が届くようになった。請求書を受け取る取引先は、カシオ計算機が発行した請求書を即日画面上で確認できる。また、紙の請求書が必要な取引先に対してはBtoBプラットフォーム請求書の「郵送代行サービス」で対応している。郵送代行から電子発行へと切り替えてくれる取引先も増えているという。

　BtoBプラットフォーム請求書の承認フローも、カシオ計算機のニーズに合っていた。すべての請求書を自動で発行してしまうのでなく、一部は発行を保留して、最後は人の判断で送信するというニーズに合っていた。例えば、請求書金額と支払金額の相殺がある場合は別途書類を添付したり、金額によっては翌月に請求をまとめるといった判断が必要になる。この際に、担当1人ではなく上長の承認の上で発行しているという履歴が残ることを要視していたという。

　「今後は、請求書の発行だけでなく、支払いや見積書など他業務機能についても電子化を進めたい」としている。