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横浜市、保育所への入所受付処理をOCRとRPAで効率化、2021年度の申請から利用開始

一部の区で2020年度に実施した実証実験で500時間を削減

2021年3月26日(金)日川 佳三(IT Leaders編集部)

神奈川県横浜市は、子どもを保育所に入所させたい市民からの申請に対し、受付簿の作成過程で発生する帳票処理を、OCR(光学文字認識)とRPA(ロボットによる業務自動化)で効率化する。2022年4月入所を対象とした2021年度の申請からOCRとRPAを利用する。一部の区で2020年度に行った実証実験(2021年4月入所の実際の申請を対象に実施)では500時間の削減できたという。AI-OCR製品を提供したAI insideが2021年3月26日に発表した。

 横浜市では、子どもを保育所に入所させたい市民からの申請に対して、受付簿の作成過程で大量の帳票処理が発生している。市内各区の申請を集約して対応しているため、処理する帳票は1万7000件ほどにのぼる。このため、AI-OCRとRPAによる自動化が急務になっていた。申請時には個人情報を取り扱うため、自動化にあたってはセキュリティも要件になる。

 こうした経緯で、2020年にAI-OCRとRPAを導入し、実証実験を実施した。AI-OCR製品には、AI-OCRソフトウェアを導入済みのアプライアンスサーバー「AI inside Cube」を採用した。オンプレミス環境に同サーバーを設置することで、処理能力とセキュリティを担保した。

 実証実験は、一部の区を対象に実施した。2021年4月入所のための申請を受け付ける実際の業務において、500時間を削減できた。また、市民への対応スピードも向上した。この結果を受けて、2021年度(2022年4月入所のための申請受付)からOCR/RPAシステムを実利用することにした。

 従来は、申請書類の内容を確認して業務システムに入力するまで、すべての作業を人の手で行っていた。実証実験では、申請書をスキャンするだけでRPAに自動連携し、AI-OCRで読み取りを行う。読み取った内容を人の目でチェックし、その後は再びRPAによって受付簿用のデータを生成する。人が介入する部分を大幅に削減できたという。

 また、従来は申請書を紙で管理しており、市民が区役所に問い合わせても、書類は横浜市にあるため、区役所内で対応を完結できず、確認に時間を要していた。今回、申請内容をデジタルデータ化したことで、区役所内の業務端末から申請情報が確認できるようになり、市民への対応スピードが向上した。

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