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2024年12月20日(金)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　TOKIUMの「TOKIUM契約管理」は、契約管理クラウドサービスである。電子と紙の契約書を一元管理する。紙の契約書はTOKIUMがスキャンして全文をデータ化し、契約書から「取引先名」や「契約期間」などの項目を自動抽出して管理する。企業情報データベースと連携した取引先情報の自動更新により、マスター情報のメンテナンス工数を削減する。

図1：ユーザーが任意に設定した項目を契約書から抽出できるようにした（出典：TOKIUM）
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　2025年1月に、標準で抽出する12項目以外にも、ユーザーが任意に設定した項目を契約書から抽出できる機能を追加する。例えば、賃貸借契約における「物件名」、雇用契約書における「試用期間」、新リース会計基準の対応に必要な「リース料」「リース期間」などを抽出できる（図1）。

　なお、現状で抽出可能な12項目は、「タイトル」「カテゴリー」「当事者名（自社/相手方）」「契約締結日」「契約開始日」「契約終了日」「自動更新の有無」「解約通知期限」「契約金額」「支払いタイプ」「金額ロジック」「支払いサイト」である。ユーザー設定項目を含め、抽出したデータはCSV（カンマ区切り形式）データとして出力する。

　2025年3月には、「リース」に該当する可能性がある契約書をAIで識別する機能を追加する予定。ユーザー設定項目の抽出機能と組み合わせ、必要な項目の管理から契約書の識別、固定資産管理システムと連携するためのCSVの出力までがTOKIUM契約管理上で完結する。新リース会計基準への対応がスムーズに行えるとしている（図2）。

図2：契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」において新リース会計基準への対応を支援する機能群の概要（出典：TOKIUM）
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　「契約書には自社の業界や事業内容に応じて管理すべき項目が存在する。また、新リース会計基準に対応するためには、リース料やリース期間などの管理が必要になる。一般的な企業は現在、契約書から人手で必要な項目を抜き出し、固定資産管理システムやExcelなどに手入力しているが、こうした管理方法は業務負担がかかるほか、入力ミスにつながる」（TOKIUM）