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[事例ニュース]

伊藤忠商事、在宅勤務でも請求書などの帳票をWeb配信できるシステムを稼働

2021年5月12日(水)日川 佳三(IT Leaders編集部)

伊藤忠商事は、請求書などの社外向け帳票をWebで配信できるシステムを構築した。2020年11月から稼働している。システムの構成要素として、文書管理クラウド「SPA Cloud」と、帳票をWeb配信できるサービス「SVF TransPrint」を利用している。これにより、在宅勤務環境で請求書を発行できるようになった。導入を決めてから約6カ月で稼働させた。これらの製品サービスを伊藤忠商事に提供したウイングアーク1stが2021年5月12日に発表した。

 伊藤忠商事は、新型コロナウイルス対策として、在宅勤務環境から請求書などの帳票を配信できるシステムを構築した(図1)。2020年5月からのPoC(概念検証)を経て2020年9月に導入を決定した。2020年11月に第1フェーズとして、納品書、検収書、物品受領書、支払通知書などの請求書付属書類のWeb配信を開始。2021年3月に第2フェーズとして国内における請求書のWeb配信を開始した。

図1:伊藤忠商事が構築した、請求書などの社外向け帳票をWebで配信できるシステムの概要(出典:ウイングアーク1st)図1:伊藤忠商事が構築した、請求書などの社外向け帳票をWebで配信できるシステムの概要(出典:ウイングアーク1st)
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 システムの構成要素として、文書管理クラウド「SPA Cloud」と、帳票をWeb配信できるサービス「SVF TransPrint」を採用した。伊藤忠商事が運営していた既存の帳票基盤システムとSPA Cloudをつなぐ連携機能をアドオンで開発した。SVF TransPrintは既存の請求書レイアウトを変更することなくPDFファイルの形式のまま配信できるため、短期間で導入できた。

 ガバナンスの面では、SVF TransPrintがタイムスタンプ機能を備えているため、改ざんを検知できる。また、Web配信システムの開発途中、SVF TransPrintのバージョンアップによってセキュリティ機能が高まった。取引先がSVF TransPrintにログインする際に、ID/パスワードに加えてメールアドレスを併用した2要素認証ができるようになった。請求書のWeb配信は、セキュリティ機能のバージョンアップを受けた形で開始した。

 Web配信システムでは、配信ファイルごとに送付側の担当者が注意書き(コメント)を付けられるようにしている。また、ユーザーがExcelなどで作成した明細ファイルを手動でアップロードできるアップロード機能を追加機能として開発した。これにより、帳票基盤とSPA Cloudとの連携によって自動で配信する請求書とユーザーが手動でアップロードした資料をSVF TransPrint上でワンストップで入手できるようにした。

 なお、SPA Cloudは、OCR(光学文字認識)機能を備えた文書管理ソフトウェア「SPA」をクラウド型で提供するサービスである(関連記事ウイングアーク1st、文書管理クラウド「SPA Cloud」を強化、非定型帳票のOCRが可能に)。特徴は、認識率を高める方策として、4種類のOCRエンジンを切り替えて利用する点である。それぞれが得意とする領域に応じて、読み取る項目の単位でOCRエンジンを切り替える。

 SVF TransPrintは、PDFファイルとして出力した帳票を、取引先企業などに配信・郵送できるサービスである(関連記事PDF帳票をWeb配信・郵送できるサービス「SVF TransPrint」を強化、CSVで配信先を一括更新)。帳票のPDFファイルをSVF TransPrintにアップロードし、あらかじめ登録した取引先に対して配信する形になる。配信形態に応じて、PDFファイルをWebでダウンロード配信する「SVF TransPrint Web配信」と、PDFを印刷したものを郵送で配信する「SVF TransPrint郵送」の2種類のサービスを提供している。

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