[事例ニュース]

2023年8月24日(木)日川 佳三（IT Leaders編集部）

リスト

　清涼飲料メーカーの伊藤園は、受領した紙の発注書のデータ化とファクス自動返信の仕組みで受注業務を自動化した。Deepworkの「発注書AI-OCR（invox）」と同ツールのオプション「REFAX機能」を、インフォマートの「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」と組み合わせて運用している（図1）。

図1：発注書の受け取りからREFAX業務、基幹システムへの受注データ入力までの流れ（出典：インフォマート）
拡大画像表示

　伊藤園は、取引先数の増加で煩雑になった受注業務の効率化に取り組んできた。2016年に契約先の飲食店との受発注を電子化するために、「BtoBプラットフォーム 受発注」を導入。2021年にはBtoBプラットフォーム 受発注ライトを導入し、食品卸会社との受発注も電子化した。

　しかし、受け取る発注書の中には、相手の基幹システムからファクスで送信されてくるものも一定数あり、電子化や自動化の課題となっていた。ファクスの発注書の場合は返信もファクスで行う必要があるなど、手間と時間がかかっていたという。

　そこで同社は、ファクスの返信を効率化するために、既存のBtoBプラットフォームに加えて、発注書AI-OCR（invox）とREFAX機能オプションを導入。発注書の受領からファイル返信、基幹システムへの受注データ入力までの手作業を電子化した。

　ファクスやPDFファイル添付のメールで受け取った発注書を、発注書AI-OCRがデータ化し、BtoBプラットフォーム 受発注ライトに連携する。この受注データを基幹システムに取り込むことで、受注業務全体の電子化を図っている（画面1）。

画面1：FAXやメール（PDF）で受け取った発注書をOCRでデータ化し、受注データを基幹システムに取り込む（出典：インフォマート）
拡大画像表示

　発注書AI-OCR（invox）は、商品を特定する目的に特化したAIを備えている。取引先の商品名/コードは、BtoBプラットフォーム 受発注ライトに設定した顧客別マスター情報にひもづけられており、これをAIが学習し、該当商品を候補として発注データに反映する仕組みになっている。

　インフォマートは、発注書AI-OCRとREFAX機能を利用することによる労力/コスト削減効果をアピールしている。受注から基幹システムへのデータ入力までの処理時間を1件あたり3分と想定した場合、1500枚の処理に75時間かかる。ここに発注書AI-OCRとREFAX機能を利用すると、1件あたり30秒、1500枚の処理が12.5時間（62.5時間・83%の時間削減）で済むという。