[事例ニュース]

2023年9月13日(水)IT Leaders編集部

リスト

　大手信販会社のオリエントコーポレーションが、膨大な紙の契約書のデータ化とクラウドでの一元管理に取り組んでいる。

　同社の主力事業の1つである銀行保証事業では、500以上の提携金融機関と紙文書で契約を締結し、保管・管理していた。長期間におよぶ契約も多く、1つの提携金融機関と100件以上の契約書や覚書を交わすこともある。「提携金融機関と取引内容の改定に関して商談を行う際、膨大な保管資料の中から該当の契約書や覚書を探さねばならず、担当者にとって大きな負担になっていた」（同社）という。

　そこで同社は、効率的に契約書を管理・検索できる体制を構築し、業務負担の軽減と契約情報の円滑な活用を図るため、Sansanの契約業務クラウドサービス「Contract One」の導入を決定した。

　Contract Oneでは、フォーマットに関わらず紙の契約書をデータ化してクラウド上で保管・管理する。これにより、契約業務のペーパーレスを進め、コピーやファイリングといった紙の契約書処理に必要な作業を減らしていく。

　また、過去の契約書をデータ化して、契約書に付随する覚書などを関連づけて契約データベースとして保管・管理する。これらは契約企業名や締結日、タイトルなどの項目で検索可能で、必要に応じて即座に契約情報を確認でき、商談の円滑化につながるとしている。