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2024年11月20日(水)IT Leaders編集部

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　JR九州グループは、基幹の鉄道事業に加えて、不動産・ホテル事業、流通・小売、観光事業などを多角的に展開している。

　同社では、各事業の契約管理業務において課題を抱えていた。申請・承認作業ではワークフローシステムと電子契約サービスのログインが別々に必要で、処理の修正では膨大な工数を要することや、不明瞭な入力項目によってユーザーからの問い合わせが集中するなど、煩雑な業務フローが問題視されていたという。

図1：JR九州が刷新した契約管理業務の概要（出典：NTTデータ イントラマート）
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　契約管理業務の課題を解決し、さらに電子契約の利用率を高める仕組みとして、NTTデータ イントラマートの調達・購買クラウドサービス「intra-mart Procurement Cloud」を導入した（図1）。

　同製品の採用に際して、他システムへのログインが不要で、契約手続きをワンストップで完結できること、モバイル決裁機能によって申請から決裁完了までのリードタイム短縮、従来の契約管理システムにおいて利用頻度が高かった機能をintra-mart Procurement Cloudの標準機能でカバーできることを評価した。

　JR九州は、調達・購買クラウドの導入効果として以下の4つを挙げている。

• 年間5000件を超える契約手続きをワンストップで完結。
• 約7000アカウント規模で利用が進み、起票から決裁までのリードタイムを大幅に短縮。
• 社用スマートフォンからのアクセスに対応しワークフローの滞留を抑制。
• アナログな業務フローを解消し、電子契約の利用率が向上。

　JR九州は今後、新リース会計に適応したシステムの導入を予定しており、そのシステムとの連携も視野に入れる。