[事例ニュース]
JR九州が契約管理システムを刷新、年間5000件超の契約管理がワンストップで完結
2024年11月20日(水)IT Leaders編集部
JR九州（九州旅客鉄道、本社：福岡市博多区）は、契約管理システムの刷新を目的に、NTTデータ イントラマートの調達・購買クラウドサービス「intra-mart Procurement Cloud」を導入した。年間で5000件を超える契約手続きをワンストップで完結できる仕組みを構築している。NTTデータ イントラマートが2024年11月19日に発表した。
JR九州グループは、基幹の鉄道事業に加えて、不動産・ホテル事業、流通・小売、観光事業などを多角的に展開している。
同社では、各事業の契約管理業務において課題を抱えていた。申請・承認作業ではワークフローシステムと電子契約サービスのログインが別々に必要で、処理の修正では膨大な工数を要することや、不明瞭な入力項目によってユーザーからの問い合わせが集中するなど、煩雑な業務フローが問題視されていたという。
図1：JR九州が刷新した契約管理業務の概要（出典：NTTデータ イントラマート）拡大画像表示
契約管理業務の課題を解決し、さらに電子契約の利用率を高める仕組みとして、NTTデータ イントラマートの調達・購買クラウドサービス「intra-mart Procurement Cloud」を導入した（図1）。
同製品の採用に際して、他システムへのログインが不要で、契約手続きをワンストップで完結できること、モバイル決裁機能によって申請から決裁完了までのリードタイム短縮、従来の契約管理システムにおいて利用頻度が高かった機能をintra-mart Procurement Cloudの標準機能でカバーできることを評価した。
JR九州は、調達・購買クラウドの導入効果として以下の4つを挙げている。
- 年間5000件を超える契約手続きをワンストップで完結。
- 約7000アカウント規模で利用が進み、起票から決裁までのリードタイムを大幅に短縮。
- 社用スマートフォンからのアクセスに対応しワークフローの滞留を抑制。
- アナログな業務フローを解消し、電子契約の利用率が向上。
JR九州は今後、新リース会計に適応したシステムの導入を予定しており、そのシステムとの連携も視野に入れる。
