[事例ニュース]

2026年8月10日(月)IT Leaders編集部、日川 佳三

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　三井不動産は、オフィスビルや商業施設の開発・賃貸、分譲住宅の供給などを手がける総合デベロッパーである。同社は現在、法人向けシェアオフィスサービス「ワークスタイリング」を展開しており、多数の入居企業と利用契約を交わしている。

　ワークスタイリングの運営において、営業担当者は顧客からの契約プランや請求条件に関する問い合わせ対応、契約更新の管理、請求業務を担うグループ会社との連携といった業務を担ってきた。

　これまでは、営業担当者が契約書を1件ずつ開いて必要な情報を確認しており、顧客数の増加に伴って確認作業の負担が増していた。また、請求業務などを担うグループ会社は契約書の保管フォルダへのアクセス権を持たないため、三井不動産とグループ会社の間でつど情報を共有する手間が生じていたという。さらに契約の更新業務では、担当者が個別に管理表を作成して期日を管理しており、効率的な管理体制の構築が課題となっていた。

　そこで同社は、契約管理を一元化・効率化し、営業担当者が顧客対応などの本来業務に注力できる環境を構築するため、Sansanの契約業務クラウドサービス「Contract One」（図1）を導入した。AIとオペレーターの補正によって契約書をデータ化し、検索可能なデータベースを構築するサービスである。

図1：契約業務クラウドサービス「Contract One」の概要（出典：Sansan）
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　Contract Oneの導入により、ワークスタイリング事業における約2000件の契約書をデータ化した。契約先や契約終了日、自動更新の有無といった多様な条件で検索できるデータベースを構築し、問い合わせ対応や請求・契約内容の照会時において、必要な情報を即座に確認できるようにした。データベースはグループ会社からも閲覧できるため、関係者間の情報共有にかかる手間を大幅に削減している。

　また、Contract Oneの期限通知メール機能も活用している。契約の更新期限が近づくと営業担当者へ自動で通知が届く仕組みを構築し、これまでの管理表の作成・確認にかかる労力が軽減された。更新時期を早期に把握できることで、利用状況を踏まえた最適なプランの提案など、余裕を持った顧客交渉が可能になったという。

　三井不動産 DX本部 DX二部 兼 ビルディング本部 ワークスタイル推進部 エンジニアリングリーダーの山本隆之氏は、「拠点やプランなどの条件で契約情報を迅速に確認できるようになり、日々の業務効率が向上することを期待している。契約業務全体を見直し、業務効率化によって生まれた時間を、顧客へのより丁寧な対応やサービス品質の向上に充てていきたい」とコメントしている。