[事例ニュース]

2026年8月10日(月)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　三井不動産は、複数の企業がオフィスを共有して利用するシェアオフィスサービス「ワークスタイリング」を手がけている。営業担当者は、同サービスの契約プランや請求条件に関する顧客からの問い合わせ対応、契約更新の管理、請求業務を担うグループ会社との連携、といった業務をこなしている。

　近年では、契約数の増加にともない、必要な情報を確認するために契約書を1件ずつ開いて確認する負担が増していた。また、グループ会社は契約書フォルダへのアクセス権を持たないため、都度の情報共有に手間がかかっていた。契約の更新も、担当者ごとに管理表を作成して確認する作業が発生していた。

　今回、契約業務クラウドサービス「Contract One」を導入し、ワークスタイリング事業の契約書約2000件をデータ化した。契約先や契約終了日、自動更新の有無といった条件で検索可能なデータベースを構築した。営業担当者は、問い合わせ対応時や、請求内容と契約内容を照合する際に、必要な情報を即座に確認できるようになった。グループ会社も同じデータベースを閲覧できるため、関係者間の情報共有にかかる手間も減った。

　Contract Oneの期限通知メール機能も活用する。契約更新期限が近づくと、担当者に自動で通知が届く仕組みであり、管理表を作成して確認する作業が要らなくなる。更新時期を早期に把握できることで、担当者は余裕を持って顧客と交渉し、利用状況を踏まえたプラン提案などが可能になる。

　三井不動産でDX本部DX二部兼ビルディング本部ワークスタイル推進部エンジニアリングリーダーを務める山本隆之氏は、「拠点やプランなどの条件で契約情報を迅速に確認できるようになる」と期待する。今回の導入を機に契約業務全体を見直し、業務効率化で生まれた時間を顧客対応の充実やサービス品質の向上に充てる方針である。