モバイルワークの生産性を向上するデバイス選択の現実解とは？

ワークスタイル改革の第一歩はモバイル環境の整備

　働き方の自由度を促進できれば、業務の効率化や生産性が高められるだけでなく、労働時間の短縮によるワークライフバランスの実現など、従業員の満足度を向上させられるようになる。

　そうした「ワークスタイル改革」の実践にあたってカギとなるのが、モバイルワーク環境の整備だ。無線ネットワークやクラウドアプリケーション、モバイルデバイスの導入により、社外でもオフィスに居るのと同様に情報の共有やリソースの活用が可能な環境が構築できれば、時間と場所に捉われることのない、ビジネス環境が実現できるようになる。

　社内の業務に照らし合わせて、具体例を挙げてみよう。営業担当者の場合、移動中やアポイントの間といった隙間時間を使って、取引先とのメールのやり取りだけでなく、文書共有や修正といった仕事が行えるようになる。つまり、わざわざオフィスに戻らずとも仕事ができるようになる。また、客先から社内リソースにアクセス、その場で在庫情報の確認や発注が行えるなど、ビジネスにスピード感をもたらせるようにもなる。

　モバイルワークの実現は保守サポート業務においても有効だ。従来、メンテナンス担当者は点検や補修作業を終えたら、いったん帰社し、作業報告書などの情報を社内システムへ入力しなければならなかった。しかし、そうした事務作業を現場で行えるようになれば、残業時間を抑制できるようになる。また、いつどこにいても必要な情報を検索、閲覧できるようになれば、突発的なメンテナンス依頼にも迅速に対応可能となり、顧客満足度を高められるようになる。

　このようにモバイルワークを推進することで、業務の効率化やワークライフバランスの実現だけでなく、より機動力を増したビジネスの実現による企業競争力の向上など、数多くのメリットがもたらされるのだ。

スマホ・タブレットで本当に仕事は完結するのか？

　先述したように、モバイルワーク環境を整備していくにあたっては、無線ネットワークやアプリケーションの選定、さらにはセキュリティの確保など検討すべき項目は多岐にわたる。しかし、まず初めに考えるべきは、実際にモバイルワークを行う社員が利用するデバイスの選択だ。

　近年、モバイルワークといえば、スマホ・タブレットといったスマートデバイスの活用を思い浮かべる人は多いだろう。実際、スマートデバイスの普及や高性能化に伴い、外出時の業務用端末として活用している企業は増えている。

　しかし、日々の業務を見渡した場合、スマホやタブレットだけで仕事が完結できるようにはなっていないのが実情ではないだろうか。例えば、多くのスマートデバイスはタッチパネルによる操作が主流だが、スマートデバイスの画面上のキーボードは、PCの物理的なキーボードと比べてユーザビリティが高いとは言い難い。情報の参照ならまだしも、入力業務が主となる場合は、「タッチパネルの反応が遅い」「ブラインドタッチができない」といった制約から、作業効率の低下をもたらしているケースは少なくないだろう。また、PC用コンテンツをスマートデバイスで閲覧しようとすると画面サイズが合わず、都度、縮小／拡大といった操作を強いられ、ストレスを感じることもあるのではないか。

　近年ではMicrosoft Office Mobileをはじめとして、生産性アプリケーションのモバイル対応が進んでいるが、先述したように閲覧には不足ないものの、情報の入力や文書の作成・編集作業はPCのほうがまだまだ効率がよいだろう。

　実際のところ、社内の業務アプリケーションがモバイル未対応で、スマートデバイスだけでは事務作業が完結できないという企業はまだまだ多い。また、出張時に「スマホやタブレットだけを携帯するのは不安」という声も少なくない。何かあったときのためにノートPCも持っていこうとなると、むしろ荷物が増えて本末転倒である。

進化したノートPCがモバイルワークを強化する

　これらの要件を考慮すると、ワークスタイル変革のためのデバイス選びでは、携帯性に優れたノートPCを使うことが現実的な解答といえる。最新のモバイルノートは、1kg程度の軽量なものが増えているため、外出時や出張時にカバンに入れて持ち運んでも、さほど負担にならない。また、気になるバッテリーの持ち時間も、一度の充電で7～10時間程度使えるなど、社外で業務を行うに際して十分な電源量を確保している。

　例えば、富士通が2017年春に発売した法人向けノートPC「LIFEBOOK S937/P」の場合、横幅315.8mm、奥行き214mm、高さ11.0～19.8mmという12インチ並のコンパクトサイズで、持ち運びも容易な1.1kg台の軽量化を実現している。筐体も200kgf天板加圧試験をクリアした堅牢設計が施されており、従来よりもコンパクトな筐体でありながら、多様なモバイルワークに求められる高い堅牢性を保持している。

　一方、バッテリーの持ち時間も一度の充電で約7.4時間使用可能であり、ACアダプターを持ち運ばなくても一日中利用することできる。さらに大容量バッテリーに交換すれば、重量は1.28kgに増えるものの、約21.3時間の長時間利用が可能だ。これなら、泊りがけの出張でもACアダプターなしで対応できるだろう。

生体認証と暗号化で持ち出し時のセキュリティリスクを回避

　社外で利用する際に留意すべき点はセキュリティ面であるが、最新型のノートPCは、セキュリティ機能においても様々な強化が図られている。LIFEBOOK S937/Pでは、標準搭載の指紋センサーのほかに、静脈センサーの搭載モデルが用意されている。ID/パスワードのキーボード入力の代わりに、手のひらをセンサーにかざすだけで、精度の高い本人認証が可能だ。

　また、Windows 10に搭載されたマイクロソフトの生体認証サービスである「Windows Hello」を用いれば、生体認証によるシングルサインオン環境を整備することが可能であり、デバイスおよび社内リソースに安全かつ迅速にアクセスできるようになる。ちなみに、従来、企業向けのWindows Hello for Businessは、クラウド型のID管理サービスである「Azure Active Directory」とセットで利用する必要があったが、2017年4月のWindows 10 Creators UpdateからオンプレミスのActive Directoryでも利用可能になっている。

　こうした生体認証機能に加え、マイクロソフトのディスク暗号化機能である「Windows BitLocker」を用いれば、内蔵されたHDD、SSDのデータの保護も実現できる。BitLockerはWindows Vistaから搭載されている機能だが、使用していない企業も多いようだ。モバイルワークを実施していく際には、こうしたWindowsのセキュリティ機能を有効活用することも得策となるだろう。

要件に応じたネットワーク選択も重要

　最後に外出先からノートPCを利用するために必要な無線ネットワーク環境の選択についても補足しておこう。モバイルワークにおいては、主に、下記のようなネットワークが選択肢として挙げられる。

(1)ワイヤレスWAN対応モデル
(2)モバイルルーター
(3)会社支給のスマホでテザリング
(4)公衆無線LAN

　(1)はLTEなど通信事業者のネットワークサービスを利用するもので、PCもワイヤレスWANモジュールを内蔵したモデルを選択する必要がある。通信コストが高額となるケースもあるが、最も快適な通信が期待でき、外出先からネットワークに頻繁にアクセスする必要がある場合は、最も有効な選択肢となるだろう。

　同様に(2)のモバイルルーターも固定の通信コストが発生するが、どんなノートPCでも利用できるというメリットがある。ただし、携帯する機器が増えるというデメリットがある。

　一方、会社支給のスマホを常に持ち歩いているのであれば、そのテザリング機能を利用する(3)が現実的といえよう。持ち物も増えないし、通信コストの増加も抑えられる。ただし、テザリング機能のオン／オフが多少煩雑であるのと、通信量が多い場合、通信事業者の速度制限にかかることがあることに注意しなければならない。

　(4)の公衆無線LANは、無料で利用できるサービスが選べるというメリットはあるものの、使える場所が限られていることに加え、他の方法に比べてセキュリティリスクが高くなりやすく、ビジネスで利用する際は、サービスを慎重に選定する必要がある。

　以上、それぞれの通信手段にはメリットとデメリットはあるが、モバイルワークの頻度や業務内容といった利用者の属性に応じてサービスを選択することが重要となるだろう。