LPガスを販売している日本瓦斯（ニチガス）は、110部門が受領する毎月約2000件の請求書を電子データ化した。これにより、月次決算・連結決算の早期化を実現した。請求書の発行/受取や支払金額の通知など、各種の請求業務を電子データ化するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入した。同サービスを提供したインフォマートが2022年1月20日に発表した。
LPガスを販売している日本瓦斯（ニチガス）は、110部門が受領する毎月約2000件の請求書を電子データ化した。2020年9月に、請求書の発行/受取や支払金額の通知など、各種の請求業務を電子データ化するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入した。導入前の試算では、請求書の受取業務にかかる人的コストは年間320万円あまりだった。請求書を電子データ化することで、投資に見合った効果が得られると判断した。
同社に届く請求書は、毎月2000件近くに及ぶ。営業所周辺の店舗など地元の取引先から届く一般経費、キャンペーンなどのチラシ代、従業員用のウォーターサーバー代などの請求書である。これらが、毎月25日締めで、26日から末日にかけて各営業所にバラバラに届く。従来は、それぞれの営業所で担当者が請求書を確認し、基幹システムに入力、支払伝票の起票までしていた。この後、上長の承認を経て6カ所ある支店に集め、本社に宅配便で届けていた。書類は段ボール箱2箱分にも及ぶ。
本社では、月初第3営業日前後に届く全請求の内容を、2人体制で確認していた。チェックは手作業で、期間も2日程度のため、朝から始めて残業しても終わらず、金額や取引先コードの入力間違いなどのミスも防ぎ切れなかった。月次決算の締めは10日を過ぎ、連結決算は20日前後までかかっていた。
今回、請求書の受取業務を電子化した。現在、一般経費の請求書の約4割超を電子データで受け取っている。2021年4月からは支払金額の通知機能も導入し、400社を電子データ化した。この結果、段ボール箱2箱ほどあった請求書類が1箱分減った。
郵送や入力にかかる時間が減ったことで、月次決算も早期化できた。電子データ化率4割の時点で、月次決算の確定は2日ほど、連結決算は1週間近く早まった。入力金額の誤りがなくなったほか、学習機能によって勘定科目の入力作業が減った結果、毎月25日に締めた請求書が翌26日から順次届き、本社にも月末までに承認が回るようになった。これに対して従来は、支店からの請求書は翌月の月初に届いていた。
なお、請求書が届かない地代の支払いについては、請求処理自動化サービス「invox」（Deepworkが提供）の「自動請求データ生成機能」を使って請求データを生成している。これにより、土地のオーナーが請求書を発行しなくても地代を支払えるようにした。
