[新製品・サービス]
インターコム、文書管理/ファイル転送SaaS新版「Final Document Ver.2.0」、電帳法に則って文書を保存
2023年5月16日(火)日川 佳三（IT Leaders編集部）
インターコムは2023年5月15日、文書管理兼ファイル転送クラウドサービス（SaaS）の新版「Final Document Ver.2.0」を発表した。新版では、メールで受け取った請求書や注文書などを、電子帳簿保存法（電帳法）に対応した環境で保存する機能「電帳法キャビネット」を追加した。受け取った請求書を担当者から上長へ申請し、上長が承認、支払処理後に経理担当者が保存するまでのワークフローをクラウドサービス上で行える。同年5月23日から提供する。価格（税別）は、最小構成の5ユーザーで月額2000円。販売目標は提供開始後1年で100社。
インターコムの「Final Document」は、ドキュメント（文書）を管理・共有するサーバー機能と、社外ユーザーとの間でファイルを授受するファイル転送サービス機能を兼ね備えたSaaS型のクラウドサービスである。
文書管理とファイル転送を1つのサービスでカバーすることから、社内で共有した文書を取引先に転送する作業や、取引先から受け取った文書を社内で管理・共有する作業などをワンストップで行える。
新版の「Final Document Ver.2.0」では、メールで受け取った請求書や注文書などを、電子帳簿保存法（電帳法）に対応した環境で保存する機能「電帳法キャビネット」を追加した。電帳法の要件を満たす形で文書を管理可能である。
図1：ドキュメント管理兼ファイル転送サービス「Final Document」新版では、電子帳簿保存法に対応した環境で文書を保存する機能「電帳法キャビネット」を追加した。電帳法の要件を満たす形で文書を管理可能になった（出典：インターコム）拡大画像表示
受け取った請求書を担当者から上長へ申請し、上長が承認、支払処理後に経理担当者が保存するまでのワークフローをクラウドサービス上で一通り提供する（図1）。これまで紙やメールで行っていた処理をクラウド上で処理できることから、経理担当者の負担が減る。
電帳法の要件「真実性/可視性の確保」に対応
電帳法キャビネット機能は、電帳法の「真実性の確保」要件を満たして運用する。いったん承認・保存した文書は、上書き保存や削除ができず、不正な改竄を防ぐ。また、電帳法の「可視性の確保」要件も満たす。「取引年月日」「取引金額」「取引先」を検索条件として設定し、必要なときに必要な書類を参照できる。申請や承認・却下などの操作があったときは、対象者にWebブラウザのプッシュ通知やメール通知で報告する。これにより対応漏れを防ぐ。
電帳法キャビネットにアップロードした文書については、自動でウイルスチェックを行う。ウイルス感染が見つかった場合は、エラーメッセージを表示し、該当文書はごみ箱に移動する。
オプションでタイムスタンプ機能も提供する。タイムスタンプを付与できるようになるほか、保存した文書にタイムスタンプが付与されているか、有効期限が切れていないかを確認可能である。
「2022年1月1日の電帳法施行以降、文書管理を電子化する動きが拡大している一方で、既存のファイルサーバーでは電帳法の要件を満たす運用は簡単ではない。こうした状況を受けて電帳法キャビネットを開発した」（同社）
