[事例ニュース]

2026年9月8日(火)IT Leaders編集部、日川 佳三

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　クリアックスは、「カラオケルーム歌広場」を68店舗、「伊東園ホテルズ」を53館（いずれも2026年8月1日現在）を運営している。同社の従業員は事業の特性から、深夜・休日を含む多様な勤務形態をとっている。また、地域によっては採用難や従業員の高齢化といった課題もあり、実情に応じた労務管理が求められている。

　社内規程の改定時には、文書作成/表計算ソフトウェアで編集した規程を、各拠点にメールで送付していた。その際の意見書や、年次の労使協定（36協定）に関する文書は、各拠点から郵送で回収後、所轄の労働基準監督署ごとに取りまとめて郵送し、ファイリング・保管していた。特に年次の36協定に関する手続きでは約120拠点との書類のやり取りが発生していたという。

　クリアックス 人事部次長の川島達氏によると、紙中心の運用では全体の進捗をつかみにくく、各拠点がまだ未対応なのか、すでに書類を郵送済みなのかがつかめなかったという。「確認のために店舗へ電話しても、その場で状況が分からず、改めて確認が必要になることもあった。期限を意識しながら各拠点の状況を追い続けることは、担当者として大きな負担だった」。

画面1：社内規程編集・管理クラウドサービス「KiteRa Biz」の画面例（出典：KiteRa）
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　そこで、規程・36協定管理にまつわる業務を電子化・効率化するため、KiteRaが提供する規程の編集・管理クラウドサービス「KiteRa Biz」（画面1）を導入した。

　導入後は、拠点ごとの対応状況を画面上で確認し、未対応拠点に通知している。書類の郵送や回収、進捗確認までをシステム上で完結するようになったことで、年次の36協定における労働基準監督署への届出にかかる時間が約150時間減り、郵送物も30～40通にまで減った。印刷・郵送にかかる費用や、紙書類の保管に伴う負担も抑えることができた。

　規程の変更点を新旧対照表の形で表示する機能が役立っているという。同社は、規程を改定する際、主担当が起案し、人事部長・役員への報告・協議を経て決定している。導入前は、規程の変更点を説明する際に、変更前後の規程をそれぞれ提示し、該当するページや条文を確認してもらう形で報告していた。KiteRa Bizでは、資料を自動生成できるようになり、変更点を示しやすくなった。

　KiteRa Bizに備わる、規程の雛形や条文集、文章の補正機能も活用している。川島氏は「担当者の経験に左右されずに、規程の作成・編集を進められるようになった。以前は、まず期限内に必要な届出を確実に完了させ、規程を適切に管理することに注力していたが、今はその先の規程の浸透や活用まで考えられるようになった」と評価する。