トヨタ自動車は2012年10月2日、グループ内におけるコミュニケーション基盤の統一に踏み切ったことを明らかにした。2014年度末までに、国内をはじめ北米や欧州、アジアパシフィック、南米・南ア地域の拠点に勤務する約20万ユーザーに展開する。
トヨタ自動車情報システム領域ITマネジメント部の北沢宏明部長新基盤には、マイクロソフト製品を採用した。メールとスケジュール管理システムは「Exchange Server」、文書共有と検索システムは「SharePoint Server」を用いて構築する。このほか、在席確認やチャット、Web会議といったリアルタイムコミュニケーション機能には「Lync Server」を採用。ユーザー認証やポリシー管理といった共通基盤には「Windows Server」の機能を用いる。
全面展開に先立ち、両社はグローバルライセンスアグリーメントを締結済み。トヨタ自動車は今後、マイクロソフト製品を優先的に使用する権利を持つほか、製品化に先立つ試作版の選考評価プログラムにも参加する。
トヨタ自動車のグループ会社はこれまで、コミュニケーション基盤としてExchangeやNotesといったグループウェアを個別に導入。互いに連携が取れていない状態だった。このため、会社を超えたコミュニケーション手段は事実上、メールとテレビ会議しかなく、グループ内のナレッジ共有を十分に図れなかったという。
コミュニケーション基盤を統一することことにより、チームや所属企業を超えたコミュニケーションを活性化し、グループ全体でのナレッジ共有を促進。意思決定のスピードや質を引き上げることを狙う。新システムの導入と合わせてタブレット端末やスマートフォンの利用を進め、機動力のある働き方の実現も目指す。
ではなぜマイクロソフト製品か。トヨタ自動車情報システム領域ITマネジメント部の北沢宏明部長は、その理由を2つ挙げる。「第1に、企業ITにおいてデファクトの技術であること。さらに、2011年4月からWindows Azureをベースにした次世代テレマティクス（車載情報システム）向けプラットフォームの構築を共同で進めるなかで、良好な協力関係を築き上げてきたこと」（同氏）。すでに、北米拠点では2012年6月から新基盤を他拠点に先駆けて稼働。国内拠点でも2012年8月から導入プロジェクトが進行中という。
新コミュニケーション基盤の導入形態は、地域や国ごとの事情に応じて選択可能にする。例えば、米国トヨタ自動車販売など北米にある事業体は、運用コストの低減を重視し、上述の製品機能をクラウドサービスとして利用している。一方、国内拠点は既存のIT資産を有効活用することを重視し、自社の設備でシステムを運用することにしている。
