紙の書類から必要な個所を抜き出してデータ化するのに役立つOCR（光学的文字認識）技術。昨今は精度が向上しているとはいえ、元々の書類のフォーマットがばらばらだと、結局は人手がかかって業務利用が進まないという側面がある。ここに新機軸を打ち出したのが、キヤノンマーケティングジャパン（CMJ）が2017年3月に発表した「定型・非定型帳票OCRエントリーシステム」だ。
テクノロジーの著しい進化を競争力につなげようと多くの企業が果敢な取り組みを始めている。ここで、ともすると、これまでにない事業モデルを創り出すことばかりにフォーカスしがちだが、既存の社内業務の効率性や合理性にも目を向けることを忘れてはならない。新たな攻めの仕組みを整えたところで、その多くはバックオフィスの業務とも密接に連携する。そこが旧態依然としたままだと全体のボトルネックとなりかねないからだ。
紙ベースの帳票をやり取りし、必要に応じて人手で再入力するといった作業は今なお散見される非効率的な業務の典型例だ。例えば生命保険会社の契約申し込み手続き。最近でこそ、営業員がタブレット端末を携行し、商品説明やシミュレーション、申し込みまで一貫して電子化する試みが一般化しているが、それでも、健康診断書など社外から取り寄せる必要がある付帯書類はいまだにアナログのままで、社内プロセスとシームレスにはつながっていない。保険の支払い手続きともなると、医療診断書や手術内容報告書、診療明細書など、処理すべき紙の書類はさらに膨れ上がる。
この領域に注目し、専用ソリューションの開発に力を注いでいるのがキヤノンマーケティングジャパン（CMJ）だ。同社はこのほど「定型・非定型帳票OCRエントリーシステム」をリリースすると共に、それが朝日生命保険に導入されたことを発表した。両社が実証実験を通じてチューニングを繰り返し、実用水準を引き上げてきた経緯がある。
このシステムは、その名の通りにOCR（光学的文字認識）技術をベースとしている。プリント文字/手書き文字をスキャナで読み取って電子化（文字コード変換）するOCRは、かねてから各社が研究開発を進め、一定の成果を上げてきた。もっとも、認識率100%とはいかず、結局のところ人が目視でチェックしたり変換ミスを修正したりといった作業に手間ひまがかかることから、大規模で本格的な導入になかなか弾みがつかずにきた。
紙の書類が社内に溢れているとはいえ、今やその大半はプリンタで印字されたもの。フォーマットが一律で、文字認識すべきエリアを特定できるなら精度をぐっと高められる可能性がある。しかし現実には、例えば前述の健康診断書ひとつとっても、発行する医療機関ごとにフォーマットはバラバラ。縦書き/横書きも混在している。「血圧の上の数値」を示す項目にしても「最大血圧」「収縮期血圧」といった表記揺れもあるし、過去数年の実績値が1枚の中に併記されていて読み取り対象を特定しにくいといったケースも多々ある。
図1 非定型の紙書類にまつわる様々な問題（出典：キヤノンマーケティングジャパン）拡大画像表示
フォーマットも語彙もバラバラな書類がはびこることに起因する社内業務のムダに、どう切り込むか──。ここでOCR技術を活かしながらも、いたずらに認識率を追求するのではなく、後工程における人によるチェック＆修正の作業の効率化に焦点を当てたのがCMJの「定型・非定型帳票OCRエントリーシステム」だ。これまで蓄積してきた紙書類にまつわる実務ノウハウに基づき、「あえて“半自動”という現実的アプローチを採った」と同社は説明する。
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