近年、多くの企業で注目を集めているクラウドストレージサービス。市場では様々なサービスが提供されているが、いざ、ビジネスでの利用を考えた場合、その選択にあたって考慮しなければならないポイントは多岐にわたる。本稿では、クラウドストレージサービスがもたらすメリットと、導入を検討するにあたっての留意点について解説する。
課題に直面する、ファイルサーバーによる文書管理
社内を見渡してみると、日々、膨大なビジネス文書が生成されており、ファイルサーバーに保存されるデータも増加の一途を辿り続けている。見積書や契約書、請求書といったテキスト主体の軽いデータだけでなく、仕様書や図面といった画像データを多用するもののほか、最近では動画データ等も使われるようになり、ファイルサーバーの逼迫に拍車をかけている。
また、それらのデータは社内利用だけに留まらず、関連会社や取引先とも日常的にやり取りされている。そうしたことから、大容量データであっても、よりスムーズな共有や活用を可能とする仕組みを整えれば、生産性の向上に加えビジネスに俊敏性をもたらせるようになる。
だが、オンプレミスに設置したファイルサーバーを用いたデータの保存や共有には、様々な課題が浮上している。その1つが、コストの増加だ。爆発的なデータ増にファイルサーバーの増設で対処していった場合、ハードウェアの導入コストだけでなく、保守や管理、さらにはセキュリティ対策やバックアップなど、運用にまつわるコストや人的負担も増してしまう。
情報共有における利便性の向上も課題として挙げられる。その背景には、モバイルデバイスの普及やワークスタイルの多様化があり、外出先や出張先、自宅からでも様々なデバイスを使ってデータにスムーズにアクセスできる仕組みが求められているのだ。また、そうした柔軟なアクセスに際しては、情報漏えい事故を防ぐためのセキュリティの強化も実現していかなければならない。
このほかにも、外部の取引先、協力会社を含めたファイル共有や、キャンペーンなどで突発的にデータが増加する場合の一時的な対処、そして、万が一の障害や災害からのデータを守るためのバックアップの実施など、課題は山積みだ。
クラウドストレージがもたらすメリットとは？
これらの課題に応えるものとして、近年、多くの企業で活用が進んでいるのがクラウドストレージである。これは、大容量ストレージの提供をはじめ、柔軟な拡張と縮退の実現、冗長性やセキュリティの確保、そして利用しやすい価格など、クラウドの特徴を最大限に活かしつつ、ストレージの利便性を向上させたクラウド型のファイルサーバソリューションである。クラウドストレージの主なメリットを下記に示す。
(1)柔軟なアクセス
クラウドサービスであることから、ネットワークに接続できる環境さえあれば、どこからでもデータにアクセス可能となる。そうしたことから、外出先や出張先だけでなく、自宅でのテレワーク等、さまざまな場面におけるデータの有効活用が実現される。
(2)マルチデバイス対応
専用アプリケーションの利用のほか、Webブラウザを用いることで、PCだけでなくスマートフォン、タブレットなど、デバイスの種類を問わないデータへのアクセスが可能となる。
(3)導入・運用コストの削減
クラウド型のサービスであるため、サーバーやストレージの調達といった初期投資が不要だ。また、必要な時に必要な容量だけを利用でき、かつ、ストレージ容量の増減にも極めて容易に対応可能となる。さらに運用をクラウド事業者に任せられるため、運用管理の負担も抑制される。
(4)容易なコラボレーションの実現
複数の相手とファイルを同時に開いての編集作業が行えるだけでなく、コメントの付加、チャットによる会話といった共同作業をスムーズに行うための機能が利用できる。ただし、クラウドストレージの種類やサービスグレードによって、提供されるコラボレーション機能は異なるため、検討の際には確認しておくことが必要だ。
実際のクラウドストレージの利用方法であるが、大きく「同期型」「非同期型」の2つがある。前者はPCにクライアントアプリケーションをインストールすることで、クラウドストレージと自動的に同期してくれるものだ。クラウドストレージにアクセスするための操作を意識することなく利用できるほか、外出時などにオフライン状態でもローカルのデータで作業ができる。
一方、ファイルサーバーと同じように、必要なときにアクセスして利用可能とするのが非同期型である。セキュリティを重視するのであれば、非同期型ですべてのファイルをクラウド上に保存し、ローカルに業務データを残さないという運用方法も有効だろう。
企業向けクラウドストレージ選定のポイント
現在、クラウドストレージは多くの事業者から提供されているが、個人向けと企業向けのサービスでは機能面で大きな差がある。ビジネスで利用するのであれば、やはり企業向けクラウドサービスを選びたいところだ。では、企業向けのクラウドストレージを選定するときのチェックポイントについて解説していこう。
(1)管理性
権限に基づいたユーザーのアクセス制御や、アクセスログの取得・閲覧、バックアップなどの管理機能に不足がないか確認しておく。また、それらの機能についてコンソール画面を通じた一元管理が可能であることも肝要となる。
(2)セキュリティ
セキュリティは企業利用では最重要なチェック項目となる。データの自動暗号化や通信経路の暗号化などは必須だが、ファイル／フォルダーの共有における柔軟な制御が可能かどうかも重要だ。例えば、外部とのデータ共有を禁止してしまうと、ユーザーは抜け道を探して勝手に共有してしまうものである。セキュリティを確保しつつ、外部とのスムーズな連携を可能にする仕組みが求められる。セキュリティレベルを確認するうえでは、クラウド事業者が取得しているセキュリティ認証もチェックしておく必要があるだろう。
(3)コスト
企業向けクラウドストレージを導入する際にやはり気になるのはコストだろう。実際にデータやユーザーが増えたときに運用コストがどう変化するのか、クラウド事業者から提供される価格表などを参照しながらシミュレーションして比較することが必要だ。
(4)生産性の向上
先に述べたような、ファイル共有時の編集作業が同時に行えることをはじめ、ファイルへのコメントの付加、チャットによる会話など、コラボレーション機能の充実度は、業務における生産性向上を左右する。
(5)データ保全
重要なデータを安全に保管しておくにあたり、ファイルの世代管理が可能か、また、以前のバージョンを容易に復元できるか、といった機能の有無も、実際の運用の場面では重要となる。
(6)性能
クラウド上にあるデータをモバイルデバイスで閲覧したり、他者と共有したりする際に、ファイルアクセスの待ち時間が長いと生産性向上を阻害し、利用者にストレスを与えてしまう。データの参照やアップロード、ダウンロードが快適なサービスを選択したい。
現在、様々な企業向けクラウドストレージサービスが提供されているが、その1つとして近年、急速な成長を続けているのが「Box」である。個人向けサービスに企業向けの機能を追加したサービスが多いなか、Boxは最初から企業向けに設計されているため、先に述べた選定ポイントのほぼすべてを高いレベルでクリアしている。例えば、最上位サービスのEnterprise版ではコンテンツ管理、コンテンツセキュリティ、ワークフローの自動化といった機能も提供されている。
また、APIが公開されており、連携アプリケーションの開発が容易な点もBoxの特徴だ。パートナー企業から様々な連携アプリケーションが提供されているなど、エコシステムが構築されているため、単なるストレージに留まらない高度な活用が可能となっている。
しかし、Boxを選んでおけば間違いない、というものでもない。Boxがいくら良くできていても、それが自社の要件にフィットするかは別問題となる。また、選択にあたって注意しなければならないのは、クラウドで一般的に言われる「いつでもやめられる」がクラウドストレージには当てはまらない点だ。一度、大量のデータを預けて運用を始めてしまったならば、他のサービスに乗り換えることは容易ではないからである。
したがって、まずは小規模なチームでテスト導入して、自社に合うか検証することが重要となる。特に使い勝手の良し悪しは、サービス比較でよく見られる〇×表からは読み取れない部分であり、実際に使ってみないとわからない点である。候補をいくつかに絞ったうえでテスト導入を行い、本当に必要な機能は何か、自社の要件に照らし合わせながら、最適なサービスを選択していただきたい。
