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[新製品・サービス]

文書管理ソフト「楽々Document Plus」新版、文書登録の自動化を強化

ファイルサーバーのツリー構造をそのまま移行

2020年7月8日(水)日川 佳三(IT Leaders編集部)

住友電工情報システムは2020年7月8日、文書管理サーバーソフトの新版「楽々Document Plus Ver.5.3」を発表した。同日販売を開始した。新版では、文書登録の自動化に焦点を当て、ファイルサーバーからのデータ移行を簡易化する機能、契約書の属性を自動で抽出する機能、OCR結果を自動で補正する機能、――などを追加した。価格は要問い合わせ。

 楽々Document Plusは、企業の文書を「フォルダー」と「文書(ドキュメント)」の階層構造で管理する、文書管理サーバーソフトウェアである(関連記事文書管理ソフト「楽々Document Plus」新版、全文検索と属性検索を1画面に統合して検索性を向上)。複数のファイルを1つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する、という形をとる。Webアプリケーションとして動作する。

 「文書」に対して、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる。登録した文書は、全文検索(あいまい検索)のほか、文書の作成者や作成日といった属性による絞込み(属性検索)ができる。アクセス権限設定や承認ワークフロー機能も備える。

 文書は、ドラッグ&ドロップ操作で登録できる。部門に分散するファイルサーバーをまたがって閲覧・検索できるため、運用開始時のデータ投入の手間がかからない。複合機のスキャナ機能を使って紙文書を電子化し、こうして生成したファイルを自動で登録する運用もできる。登録したファイルは、OCR(光学文字読み取り)で処理するため、全文検索の対象となる。

 今回の新版では、文書登録の自動化に焦点を当てた機能強化を図った。

ファイルサーバーのツリー構造をそのまま移行可能に

 まず、ファイルサーバーからデータを簡単に移行できるようにした。ファイルサーバーのフォルダ階層とファイルを、そのまま楽々Document Plusへ移行できるようにした。

 従来は、まずはフォルダをフォルダ一括作成機能などで作成し、この上で、作成したフォルダに文書一括登録機能などで文書を登録する必要があった。また、これらの機能を利用する際には、事前にCSV(カンマ区切り形式)ファイルを作成しておく必要があった。

 今回追加する機能では、ファイルサーバー側のフォルダを指定するだけで、配下のフォルダツリー構造を楽々Document Plus上に自動で移行できる。ファイルサーバー上にあるファイルも文書として自動で登録できる。これまでのようなCSVファイルを作成する必要がなく、移行スケジュールを短できる。

●Next:AIを使って契約書から社名や日付などを自動抽出

AIを使って契約書の属性情報を自動で抽出してセット

 このほかの強化点として、契約書の属性を自動で抽出できるオプション機能を用意した(図1)。AIを用いた自然言語処理を活用し、契約書ファイルの中から、契約先社名/氏名などの固有名詞や、契約金額/契約開始日/契約終了日などの情報を抽出できる。

図1:契約書から契約先社名/氏名などの固有名詞や、契約金額/契約開始日/契約終了日などの情報を抽出するオプション機能を追加した(出典:住友電工情報システム)図1:契約書から契約先社名/氏名などの固有名詞や、契約金額/契約開始日/契約終了日などの情報を抽出するオプション機能を追加した(出典:住友電工情報システム)
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 こうして抽出した情報を、楽々Document Plusの属性情報として自動でセットできる。属性情報は、台帳管理や、項目単位での属性検索などに利用できる。例えば、契約書から自動で抽出した契約終了日を文書の属性項目にセットし、期限が近付くと自動通知する期限管理機能と組み合わせることで、契約書管理業務を自動化できる。

指定範囲OCRは自動補正と一括修正が可能に

 エリアOCR(オプション)も強化した。エリアOCRとは、形式が決まった書類から、指定したエリアの情報を自動抽出し、文書の属性情報として登録する機能である。今回の強化では、表記ゆれの統一や不要な文字の除去など、エリアOCR結果の自動補正と一括修正が可能になった。

 例えば、社名の「(株)」を「株式会社」に自動置換したり、氏名の情報から「様」や「殿」 などの文字を除去したり、といった自動補正が可能。また、従来は、取り込んだ情報が誤っている場合に1件ずつ文書を修正する必要があったが、複数の文書の取り込み結果を一括で修正できるようにした。

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文書管理ソフト「楽々Document Plus」新版、文書登録の自動化を強化住友電工情報システムは2020年7月8日、文書管理サーバーソフトの新版「楽々Document Plus Ver.5.3」を発表した。同日販売を開始した。新版では、文書登録の自動化に焦点を当て、ファイルサーバーからのデータ移行を簡易化する機能、契約書の属性を自動で抽出する機能、OCR結果を自動で補正する機能、――などを追加した。価格は要問い合わせ。

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