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[ユーザー事例]

Google Workspaceはこう使う! 敷島製パン、損保ジャパン、コープさっぽろが活用方法を解説

2021年3月16日(火)日川 佳三(IT Leaders編集部)

グーグルは2021年3月16日、SaaS型のオフィスアプリケーション群であるGoogle Workspace(旧製品名:G Suite)のユーザー事例を紹介するオンライン説明会を開いた。敷島製パン、損害保険ジャパン、生活協同組合コープさっぽろの3社が登壇し、それぞれの取り組みを説明した。例えば、敷島製パンは2020年の採用活動をGoogle Meetを活用してオンライン化した。

 「Google Workspace」は、業務に必要となるGoogleのオフィスアプリケーション群をまとめて提供する、SaaS型のオフィススイートである。2020年10月より旧製品名の「G Suite」からリブランドして提供している(関連記事G SuiteをGoogle Workspaceにリブランド、チャット相手と協力してドキュメントを編集可能に)。

 企業は法人ライセンス利用契約によって、Gmail、Googleカレンダー、Google Meet、Google Chat、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleフォーム、GoogleサイトなどのGoogleアプリケーション群を利用できる。

 グーグルが開催した説明会には、Google Workspaceのユーザーを代表して、敷島製パン、損害保険ジャパン(損保ジャパン)、生活協同組合コープさっぽろの3社が登壇した。

 敷島製パンは、2020年の採用活動をオンライン化したほか、在宅勤務にGoogle Workspaceがプレインストールされた「Chromebook」を利用している。損害保険ジャパンは、スプレッドシートによる店舗横断の情報共有など、複数の用途に使っている。コープさっぽろは、Google Workspaceやコミュニケーションプラットフォームの「Slack」を用いて、ドキュメント作成などの共同作業をオンラインで遂行している。

Google Meetで採用活動をオンライン化─敷島製パン

 敷島製パン(Pasco)は、パンと洋菓子の製造・販売を手がける食品メーカーである。同社の取り組みは2つある。Google Meetを利用した採用活動のオンライン化と、Chromebookの導入による在宅勤務の推進である。

 従来、同社の採用活動は対面で実施していた。会社説明会は全国3カ所(50人×30回)で実施、採用面接は主要工場で実施、内定式と入社式は本社(名古屋市)で実施していた。

 2020年から、これらの採用活動を全面的にオンラインに切り替えた。ツールとして、Web会議システムのGoogle Meetを利用した。勉強会もGoogle Meetで実施した。Formのアンケート機能で困っていることを収集し、こうして集まった意見を基に勉強会を企画した。

 2021年に入ってからは、インターンシップで実施していたグループワーク(複数メンバーによる共同作業)もオンライン化した。Web会議のブレイクアウトセッション(小会議室)とスプレッドシート(表計算)を使って実施した。

Chromebookを1000台導入し在宅勤務を促進
─敷島製パン

 敷島製パンは、グーグルのノートPC「Chromebook」も活用している。従来はラップトップPCとシンクライアント端末を活用していたが、シンクライアント端末のリプレースやテレワークの促進などの要因から、Chromebookを導入した。まずは2018年に700台のChromebookを導入し、2020年には新型コロナウイルス感染症(COVID-19)に伴う在宅勤務の増加に合わせて300台を追加導入した。300台を追加導入した際には、発注からわずか1週間で配布を開始できたとしている。

 Chromebookのメリットの1つは、単独でWebブラウザが動作することである(図1)。従来のシンクライアント端末は、DaaS(Desktop as a Service)を介してクラウド上のWindowsで稼働するWebブラウザを遠隔操作していた。これに時間がかかっていた。Google Meetを使う上でも相性がよくなかったうえ、セキュリティにも懸念があったという。

図1:WindowsベースのラップトップPCやシンクライアント端末などと比べたChromebookのメリット(出典:敷島製パン)図1:WindowsベースのラップトップPCやシンクライアント端末などと比べたChromebookのメリット(出典:敷島製パン)
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電話/メールをGoogle Chatで代替、利用率は9割
─損保ジャパン

 損害保険ジャパン(損保ジャパン)は国内に800拠点、社員は2万5000人弱と企業規模が大きい。同社はさまざまな業務でGoogle Workspaceを活用し、業務の効率化を図っている。

 全国共通の取り組みとして、スプレッドシートで店舗横断で情報を共有している。問い合わせはFormsで受け付け、回答のスプレッドシートをGoogleのサイトに埋め込んで開示することで、類似の質問を減らしている。各店舗では、サイトを活用して連絡事項を一元化し、メールの量を減らしている。さらに、Keepを使ってチームでタスクを共有している。

 新型コロナウイルス感染症にともない在宅勤務が進んだ後は、業務の手段を改善してきた(図2)。コミュニケーション主題は、電話やメールからGoogle Chatに切り替えた。社内ナレッジの共有は、イントラネットからCurrentsに切り替えた。会議やセミナーは、会議室・紙資料からMeet、Forms、Googleドライブなどに切り替えた。

図2:既存の業務手段をGoogle Workspaceに切り替えて効率化を図っている(出典:損害保険ジャパン)図2:既存の業務手段をGoogle Workspaceに切り替えて効率化を図っている(出典:損害保険ジャパン)
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 Chat(チャット)の利用率は90%に達する。在宅勤務でも、業務の進捗を共有しやすくなった。「チャットは遊び」という風潮から意識を改革し、「まず電話する」という文化から脱却できた。

●Next:コープさっぽろが業務文書をオンラインで完結させる理由

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