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改善サイクルを回せるRPAこそが強靭な組織を創る! “残念な自動化”を脱するモジュール型アプローチとは

2022年4月1日(金)

人の作業を単純にトレースするだけの自動化で得られるメリットは限定的──。変化の激しい時代にあって、デジタルワーカーを巧みに活用しつつ組織のパワーを最大化できる企業にこそ競争力が宿るとBlue Prismは主張する。同社が考える次代の自動化とはどのようなものか、キーパーソンに話を伺った。

「RPAが注目されるようになって以降、多くの人がイメージしている自動化とは“業務の改善”の域を脱していません。仕事のやり方自体はそのままで、データをデジタル化したり、表計算ソフトを他のシステムに連携させたりする取り組みが中心です。一方で我々がフォーカスするのは、業務全体を大局的にとらえデジタルワーカー活用でビジネス変革を実現すること。つまり、RPAを超えた“インテリジェントオートメーション”を目指しているのです」──。こう話すのはBlue Prismの山本顕範Jay氏(シニアプロダクトマーケティングマネージャー)だ。

Blue Prismでシニアプロダクトマーケティングマネージャーを務める山本顕範Jay氏

同社が提供する「Blue Prism」は、サーバー側で業務フローの実行指示などを担う、サーバー型RPAにカテゴライズされるソリューションである。山本氏の言葉にあるように部分最適に甘んじることなく全体最適となるような自動化を実現することを標榜(図1)。複数の業務フローの実行を統制するガバナンス機能に注力しているほか、開発した業務フローや実行ログをリポジトリデータベースで一元管理し、モジュールの再利用による新規業務の設計などをやりやすくしていることに特徴がある。

図1 Blue Prismは、人の操作を機械化するだけでなく、業務全体を組み換え、これを自動化する(出典:Blue Prism)
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表層的な取り組みだけで満足してはならない

市場にはRPAを謳うツールが溢れ、数年前のブームの際に真っ先に飛び付いたユーザーも続出したが、「人による操作を単純にマシンに代替させただけの“残念な自動化”に終始しているケースは少なくありません」と山本氏。デジタルテクノロジによる業務の自動化には、まだまだポテンシャルがあるはずなのに、表層的な取り組みだけで満足してしまっているというわけだ。

例えば「Attended型」のRPA、すなわち、社員が業務に使っているPCを占有する形で動作し、ユーザーの指示によって当該の処理を実行するタイプのRPAには幾つかの弱点が指摘されている。業務ごとに専用のPCが必要になるほか、ロボットが動作している最中はPCに触ることができない。自動化の対象としているアプリケーションに何らかの変更があれば、それに合わせてロボットに逐一修正の手を加えることも必要になる。

しかも、同じような処理をする業務は他にほとんどないため、作成したロボットは別の部署においてはほぼ役に立たない。よくよく見てみると、実行頻度が低くて週に1回程度しか稼働しないロボットもざらである。スタートボタンを押して一安心と高をくくっていたら、途中でエラーを起こして停止しており、後続のロボットがまったく動いていなかったという話もよく耳にする。

多能工化を極めることの本質的価値

業務の自動化を究めていくアプローチについて、その成熟度を山本氏はこれまでの産業革命の歴史になぞらえる。第1次産業革命(蒸気機関という動力による、作業の機械化)に相当するのは、Attended型RPAによるPC内作業の自動化である。もっとも、Attended型RPAはPCに依存しており、PCでの作業をいくつか自動化するにとどまる。Windows Updateが無意識のうちに走り出すと処理が停止するといったことも起こりうる。

第2次産業革命(主に電力を動力源とするベルトコンベアーで工場ラインを効率的にならべた大量生産など)に相当するのが、UnAttended型のRPAによる流れ作業の実現である。UnAttended型とは、人間が作業するのに使うPCを占有することなく、対象とする処理をバックグラウンドでスケジュール実行するものだ。処理量がPC数に直接的にリニアに依存せず、業務効率を第1に考えて工程を並べられる。これにより、業務を効率重視の一連の流れ作業へと変えられるわけだ。

しかし流れ作業ができたとしても「同一品種の大量生産」では、業務全体を最適化するという観点では不十分である。これを解決するのが第3次産業革命に相当するもので、山本氏は「モジュール化や多能工化、並列化などによって、少量多種の処理を同一ライン上に同時に流せるようになる状態」と説明する(図2)。例えば、アルバイトの給与計算業務において、時給が異なる人が混在していても、同一の処理手順で自動算出できるようなイメージである。

図2 業務全体を自動化するためにRPAツールに求められる性質と機能(出典:Blue Prism)
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こうして様々な機能モジュールを目的に合わせてあらかじめ用意しておき、これらのモジュールを組み合わせることで、対象業務を自動実行するフローを構築。個々のモジュールは再利用を前提とした粒度で実装されている。さらに、動作結果のデータをログとして取得することで、モジュールに不具合が内在していた場合にはそれを検出してフィードバックできるほか、AI解析にかけたりデータから新たな気付きを得ることも可能とする──。まさに第4次産業革命とも言えるような世界観を具現化しようとしているのがBlue Prismなのだ。

全体最適を標榜したモジュール化と並列処理

単純な繰り返し作業を対象に1台のPCだけでRPAを運用するのであれば、Attended型でもUnAttended型でも機能や速度に大きな違いはないだろう。一方、複数の前工程があって、それぞれの進ちょく度合いが異なるようなケースでは2つの違いが如実に表れる。Attended型では、当然ながら時間がかかる工程に後工程が引っ張られることとなる。また、どこかでエラーが発生すると全体が止まってしまい、どこで止まったのかを川下から川上まで個別に調べることになる。

実際問題として、一連の業務処理の中で1つの作業に多くの時間がかかる場合は多いものだ。またAttended型の場合、どこかで中間ファイルが大量にできてしまい、そこがボトルネックになる。これに対してUnAttended型では、並列化によって対処可能である。あらかじめ並列処理が可能なフローを設計しておけば、複数のデジタルワーカーで後工程を処理することで、中間ファイルのキューが積まれてしまうような非効率を防ぐことができる。

ここで注目したいのがBlue Prismが備える「ワークキュースケジューリング」と呼ぶ機能だ。複数のデジタルワーカーを使って特定の工程の処理を並列化し、処理能力をスケールさせられるのがメリットだ(図3)。ワークキューは、処理データの順序を保証し、並列処理や排他制御を実現する仕組みである。エラーで停止しても、自動的に再実行できることにも大きな価値がある。

図3 ワークキューのスケジューリング機能を使って、複数のデジタルワーカーを並列で動かせる。処理データの順序を保証し、並列処理や排他制御を実現する仕組みを備える(編集部作成)
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アイドル状態にあるデジタルワーカーを、別の作業に割り当てることもできる。「つまり、PCはどのような役割もこなせるわけで、コレオグラフィー(振付師)と言って全体をそれぞれ個別に設定するオーケストレーションと違ってこの点にBlue Prismの大きなアドバンテージがあります。最大同時実行デジタルワーカー数で課金するライセンス体系を採っているため、実行スケジュールを工夫すれば、ライセンス費用を抑えつつ効果を最大限に引き出すことにもつながります」(山本氏)。

継続的改善サイクルを回すための市民開発

先にも触れたが、現場で人がこなしている作業をソフトウェアロボットにトレースさせるだけの自動化では享受できる効果は限定的だ。例外処理やルール変更にも柔軟かつ迅速に対応できること、セキュリティやガバナンスを含めて運用の負荷が低いことなど、一歩踏み込んで投資効果を考えていく必要がある。自動化そのものがゴールではなく、組織としての生産性を最大化していくための仕組みはどうあるべきかという観点を忘れてはならない。

「日々の業務を分解していくと、汎用性のある粒度の処理単位があるものです。それをモジュール化し、それらの組み合わせや再利用でインテリジェントに自動化していこうというのがBlue Prismのアプローチ。固定生産から、平準対応、即応対応化へ転換を図ると換言してもいいでしょう。自動化を前提に、全体を常に組み直していこうという組織にこそ使ってほしいのです」とは山本氏の弁だ。

ロボットも作って終わりとはならない。手順を変えたらどうなるか、設定を変えたらどうなるか…ちょっとした閃きを現場レベルで検証できることが大切だ。いわばカイゼン活動としての“市民開発”ができることが理想であり、Blue Prismは既にそれを取り込んでいる。ログの記録や分析を通じて「データに基いた検証」ができることがポイント。現場主導で最適解を探っていこうとする姿勢は、「そもそも、今までのやり方は正しいのか」と固定観念に囚われない柔軟な発想にもつながりやすい。

先々の変化を見通すことが益々難しくなる世の中だからこそ、既存のフローをそのまま自動化するのではなく、環境の変化に即応して臨機応変に全体最適を考える力が重要さを増している。「常に改善サイクルを回しつつ、業務フローを最適化し続けることが、ビジネス改革へ直結しています。柔軟かつ強靱化した組織を作るプラットフォーム。それこそがBlue Prismが目指すところなのです」と山本氏は取材を締めくくった。


●お問い合わせ先

Blue Prism株式会社

URL:https://www.blueprism.com/japan/
メール:jpinfo@blueprism.com

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