[事例ニュース]

トッパン・フォームズ、BPO業務プロセスを効率化する実証実験、仕事の負荷状態を可視化

2019年5月31日(金)日川 佳三(IT Leaders編集部)

トッパン・フォームズは、顧客の業務のアウトソーシングを請け負うBPO業務を改善するPoC(概念検証)を実施した。紙の管理票を電子化して現場の業務プロセスを可視化・効率化する実証実験を実施した。共同で実験に関わったNTTデータイントラマートが2019年5月30日に発表した。

 実証実験では、現在BPO業務で利用している紙の「バッチ管理票」をデジタルメモ化した(図1)。工程の開始・完了時にデジタルメモをタッチしてもらうことで、BPOプロセスの実施状況をログとして自動記録する。これにより、誰が、いつ、何の業務を、どの位時間をかけて実施したのかを把握できる。

図1:トッパン・フォームズが実施した実証実験の概要。紙の管理票を電子化して現場の業務プロセスを可視化した(出典:NTTデータイントラマート)図1:トッパン・フォームズが実施した実証実験の概要。紙の管理票を電子化して現場の業務プロセスを可視化した(出典:NTTデータイントラマート)
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 主な効果として、タスクやメンバーの仕事の負荷状態を可視化できるようになった。タスクの進捗状況や生産性も可視化できるため、業務効率や抱えているタスクを考慮しながらメンバー間で業務を平準化できるようになった。将来の作業量を予測した人員配置もできるようになった。

 取得したログデータについては、解析結果をダッシュボードで表示できるようにした。現場業務を可視化したり、ボトルネックを把握したりできる。これにより、将来予測やタスクの自動割当、異常発生時のアラートなどの実現性も実証できたとしている。

 実験では、ログデータをプロセスマイニングツールに取り込むことで、業務プロセスの可視化もできた。この業務プロセスをBPM(ビジネスプロセス管理)ソフトにエクスポートすれば、プロセスを自動で作成できる。プロセスマイニングでは、フィルタリングによってログデータのノイズや例外処理を除去したり、ボトルネックを調べたりできる。今回のログデータで、これらの作業に必要なデータを抽出できることを確認したとしている。

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