住友電工情報システムは2020年1月23日、電子承認・電子決裁システム「楽々WorkflowII」の新版「Ver.7.6」の販売を開始した。申請文書の内容をチェックして申請者や承認者に警告メッセージを表示する「おまかせアドバイザ」機能を追加したほか、「Amazon Cognito」認証に対応した。価格は要問合せ。
楽々WorkflowIIは、企業内での申請・承認・決裁のワークフローを電子化し、業務効率化を支援する電子承認・電子決裁システムのパッケージソフトである。短期間で利用を開始したいユーザーから、ERP（統合基幹業務システム）などの基幹システムと連携したワークフローを構築したいユーザーまで各種の用途で利用できる。
新版のVer.7.6では、申請文書の内容をチェックして申請者や承認者に警告メッセージを表示する「おまかせアドバイザ」機能を追加した。Amazon Cognito認証への対応、フォルダーツリーへの業務メニュー機能追加も行った。組織変更・人事異動の更新処理高速化によって24時間稼働も可能にした。
おまかせアドバイザ機能では、否認された文書を訂正せずにそのままワークフローを再開した場合、類似登録や改訂で作成した文書が類似登録元や改訂前の文書と同じ内容である場合、申請内容に含まれる数値項目や金額項目の値が同じフォルダ内の過去文書の値と比べて大きな差がある場合、――などの場合に、警告メッセージを表示する。これにより、誤った文書内容のままでの申請や承認を防止する。
クラウドサービス上の認証方式の1つで、利用者のアイデンティティやデータ同期に関する機能を提供するサービスであるAmazon Cognitoに対応した。Cognitoが提供する機能を利用することで、Amazon上のアカウント以外にも、FacebookやGoogle上のアカウントで楽々WorkflowIIにログイン認証を行えるようになる。社内のシステムをAWS（Amazon Web Services）上に構築し、認証にAmazon Cognitoを利用すれば、システムの接続先を切り替える都度ログインを繰り返す必要がなくなる。
楽々WorkflowIIのホーム画面では、各種のワークフロー業務をフォルダーツリー形式で表示する。今回、フォルダーツリー内に任意のURLを設定可能な「リンクフォルダ」を作成できるようにした（図1）。リンクフォルダに対するアクセス権限は、利用者ごと／グループごとに設定できる。これにより、楽々WorkflowIIを使って申請書類の作成や申請業務を行いながら、ほかのWebシステムの画面を呼出すことや、楽々WorkflowIIのホーム画面を、すべての業務のトップメニューとして活用できるようになった。
図1：フォルダーツリー内に、任意のURLを設定可能な「リンクフォルダ」を作成できるようにした（出典：住友電工情報システム）拡大画像表示
従来は、登録利用者数が数万人規模、登録グループ数が数千グループ規模の場合、組織変更・人事異動の更新処理のため、数分間のシステム利用制限が必要な場合があった。今回、この更新処理を高速化した。これにより、24時間の連続運転ができるようになった。例えば、日本時間の夜間に組織変更・人事異動の更新処理を行う場合、海外拠点では業務時間中でも一時的に承認処理が制限されるといったことをなくすことが可能になる。
