[事例ニュース]

2022年11月16日(水)IT Leaders編集部、日川 佳三

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　ヤンマーホールディングス子会社のヤンマーパワーテクノロジーは、ディーゼルエンジンなどのパワートレインを製造・販売している。同社は、営業活動から開発、保守までの工程ごとに異なる業務システムで、約40種類/85万超の文書を管理していた。今回、これらの文書を統合管理し、案件や工程で検索できるシステム基盤を整えた。文書管理システム製品として、日立ソリューションズの「活文」を採用した。

　ヤンマーパワーテクノロジーでは従来、目的の文書を入手しようとした場合、関連部署に問い合わせるなどして1～2日の期間がかかっていたという。文書管理システムを導入したことで、目的の文書を瞬時に検索して閲覧できるようにした。約40種類/85万超の文書を グループの事業会社の約2500人の従業員で共有・検索できるようになり、他工程の情報を入手するのにかかる時間を短縮した。

図1：進捗マトリクスによる文書管理・情報共有イメージ（出典：日立ソリューションズ）
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　導入の過程で、案件と工程のいずれからでも文書を検索できるインタフェース「進捗マトリクス画面」も開発した（図1）。さらに、スキャニングによる紙文書の電子化とQRコードを使った仕分け、他システムと連携した文書の自動登録といった使い方もできるようになった。

　活文を提供した日立ソリューションズは、システム導入の背景を次のように説明している。「製造業の多くは、営業活動、仕様検討、製造、納品、サービスの各工程で、設計書や図面、作業指示書といった多くの文書を、各工程ごとの業務システムで作成している。前工程で作成した文書は、完成した後に後続工程へと引き渡すため、情報の共有に時間がかかる。また、工程ごとに文書作成・管理システムが異なるため、他工程からの情報検索が難しい」。

　また、ヤンマーパワーテクノロジーの主力製品であるディーゼルエンジンは、出荷した後も、顧客とのやり取りの中で文書の改訂が発生するケースがあった。「こうした改訂作業が完了した後に文書をシステムに登録することから、サービスなどの後続工程では、情報共有の遅れが年単位になってしまっていた。また、製品寿命が長いものでは20～30年になるため、文書を長期にわたって保管しておく必要もあった」という。