住友不動産は、電子帳簿保存法（電帳法）で求められる電子請求書の保存対応にあたり、従業員1万3000人超のグループ全体で電子請求書保存システムの運用を開始した。2022年10月に運用を始め、2023年5月現在、グループ全体で約700人が利用している。年間で約3万枚の請求書を電子保存する見通しである。文書管理システム「invoiceAgent 文書管理」を提供するウイングアーク1stが2023年5月9日に発表した。
住友不動産は、電子帳簿保存法（電帳法）で求められる電子請求書の保存対応にあたり、従業員1万3000人超のグループ全体で電子請求書保存システムの運用を開始した（図1）。取引先から受領する電子請求書を保存するシステムであり、2022年10月に運用を始めた。2023年5月現在、グループ全体で約700人が使っている。年間で約3万枚の請求書を電子保存する見通し。
図1：住友不動産グループが運用を始めた電子請求書保存システムの概要（出典：ウイングアーク1st）拡大画像表示
同社は、業態特性として紙帳票のやりとりが多く、以前から社内でペーパーレス化の気運が高まっていた。こうした中で電帳法の改正が決まり、システム対応が求められた。さらに、紙ベースのやり取りが在宅勤務の妨げになっていたこともあり、請求書の受領から支払承認業務の電子化が求められていた。こうして、電子保存に加え、請求書の受領から支払承認までのワークフローを兼ねたツールとして「invoiceAgent 文書管理」を導入した。
2022年の1月に導入プロジェクトを開始し、同年8月にテスト運用を実施、同年10月に本番運用を開始した。2023年5月現在、グループ全体で約700人が利用している。年間で約3万枚の請求書を電子保存する見通しである。また、紙ベースの承認プロセスを電子化したことで、押印の手間と承認待ちの時間が減った。
運用を始めるにあたっては、電帳法対応の方針と情報を現場と共有した。例えば、請求書の受領方法ごとにシステム保存の要否をまとめた判定チャートを用意した。マニュアルとなるチュートリアル動画も作成した。運用を始めてから半年後には、Q&A（よくある質問と回答）を整備するなど、定着化のための施策も実施した。
invoiceAgent 文書管理を使った具体的な業務フローは、以下の通りである。まず、請求書を受領した社員が、電帳法の検索要件（取引年月日、取引先名、金額）をファイル名に付した受取請求書PDFをシステムにアップロードし、上長の承認を申請する。上長が承認後、承認日時のスタンプが自動で付き、承認スタンプ入りの請求書PDFを確証として電子保存する。
