千葉県市原市は、2000人強の職員がオフィス文書を共有するためのシステム基盤を構築した。製品導入で支援したAvePoint Japanが2015年8月、最新事例として公表した。
市政業務の遂行に関連して職員が作成する文書の共有を進め、自治体業務の生産性向上を図る──。市原市は、グループウェアを早期に導入するなど、情報共有基盤の整備に積極的に取り組んできた。
もっとも、昨今は共有すべき文書ファイルの数が膨れ上がり、ファイルサーバーも併用していたことから、必要な情報を探し出すのに時間がかかるなどの問題に直面していた。また、単なる文書共有にとどまらず、それを作成した人や組織などに紐づけて関連文書を提示するなど、一歩進んだ情報共有、換言すれば“Know Who（＝どこにどこに経験者や専門家がいるか）”を軸とし、必要とあらば、チャットや構内通話ですぐにキーパーソンに連絡がとれるような仕組みへの思いを強くしていた。一方では、文書ファイルの保全やガバナンスの徹底、運用の効率化といった点でも、改善を模索していた。
検討を進める中で、情報共有基盤の刷新を決断。2009年から活用していたSharePointを最新版にアップグレードすると共に、ファイルサーバーを用いた文書共有をSharePointに統合することを基本方針として掲げた。同時に、人事データベースやActiveDirectoryの情報をSharePointのユーザープロファイルにインポートすることで、人脈ベースの情報検索の柔軟性を高めることにした。
ガバナンスやバックアップ、リソースの最適化、全体の監視など、運用管理に関わる業務を効率化するために、SharePointに特化した機能追加ソリューションであるAvePointの「DocAve」シリーズも導入した。
| 【プロジェクトの概要】 | |
| ユーザー名 | 千葉県市原市 |
| 事業内容 | 自治体 |
| 導入システム | 情報共有/コミュニケーション基盤 |
| 導入目的 | 円滑な情報共有による業務生産性の向上 |
| 主な利用製品 | 「SharePoint Server 2013」（マイクロソフト）、「DocAve 管理センター」など一連のDoｃAveシリーズ（AvePoint） |
