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[プロセスマイニング コンファレンス 2020 Summer LIVE]

永遠の課題である“業務生産性の向上”を、業務可視化×プロセスマイニングで実現する!

2020年8月3日(月)

企業において“業務生産性の向上”は、終わりのない永遠の課題といって過言ではない。ところが現実には、業務実態の把握や可視化さえも十分にできているとは言えない。テレワーク拡大などでビジネス環境が大きく変化する昨今、後回しになっていた業務改善、業務改革に今こそ取り組むことが必要である。テクノロジーを活用することで、この課題をいかに解決することができるのか。6月30日にオンラインで開催された「プロセスマイニング コンファレンス 2020 Summer LIVE」(主催:インプレス IT Leaders)では、MeeCap 代表取締役社長の山田輝明氏が、先進的な国内大手企業の事例を交えつつ、国産プロセスマイニングツール「MeeCap」の導入効果を紹介した。

実態を可視化し、課題を正確に把握できれば
生産性向上プロジェクトは成功する

 多くの企業が取り組むべき課題は労働者人口減少対策、ワークライフバランスの最適化、生産性向上など多岐にわたり、その施策としてデジタルトランスフォーメーション(DX)やRPA化、BPRなどが行われている。

 しかし、それらの施策は本当に正しいといえるのだろうか。そもそも何が課題なのかという実態も見えておらず、確信を持てずにいるケースは少なくない。

 そうした日本企業に向けて、MeeCap 代表取締役の山田輝明氏は、「さまざまな業務や働き方の実態を可視化し、課題を正確に把握できれば、業務改善やDX、生産性向上のプロジェクトは成功します。その取り組みを私たちはテクノロジーで支援します」と訴求した。

株式会社MeeCap 代表取締役社長 山田輝明氏

 特に日本企業固有の課題として、「属人化した業務の多さ」にも注意しなければならない。各業務の担当者は、販売管理や購買、財務などのシステムから表計算ソフトにデータを取り出して集計や加工を行い、また別のシステムに入力したり、他の担当者にメールで送ったりというオペレーションを行っている。こうした業務担当者ごとに異なるプロセスこそが非効率の原因になっている可能性がある。

 これに対して、同社が提供する「MeeCap」は、基幹システムと業務オペレーションの両面から業務分析を行って全体最適を実現する。「具体的には、各業務担当者がPC上で行うキーボードやマウス操作のほか、システム上のアクティビティデータを収集し、業務プロセスおよびパフォーマンスの可視化分析を行います」(山田氏)。

MeeCapはシステムと業務オペレーションの両面から業務分析が可能
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 さらに、MeeCapの強みは、これらのデータを最小単位で収集できることにある。たとえば担当者が表計算ソフトを立ち上げた時間、表のいずれかの項目をクリックした際の画面キャプチャー、キーボード入力時の1つひとつタイピングなどのデータを漏れなく時系列で収集し、操作レベルで分析を行うことが可能なのである。

独自のプロセスマイニング機能「HappyPath」で
業務プロセスに内在している課題を可視化

 MeeCapはもともと国内で開発された製品であり、その最大の特徴と言えるのが、業務プロセスの課題を可視化する独自のプロセスマイニング機能「HappyPath」だ。

 たとえば請求書管理業務について、プロセスを自動的にダイヤグラム化し、手戻りが発生している箇所や、繰り返し作業をしている箇所などを発見することができる。

請求書管理業務を「HappyPath」で可視化しているところ
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 また、業務単位でラベル付けした分析を行えることも、他のプロセスマインングツールにはない強みだ。「ある担当者が表計算ソフトを使った際に、それが経理業務によるものなのか、あるいは開発業務によるものなのかといったことを、正しく把握した上で業務分担や実態を可視化することができます」(山田氏)。

 さらに、出社してから退社するまでの間に、どの業務にどれくらいの時間を費やしたのかを比率で見ることもできる。

 このHappyPath機能は、下記のように幅広い活用が可能という。

  • 業務効率化やDX推進、RPA化を目的とした「業務プロセス可視化」
  • ERPシステム更改やシステム利用率改善を目的とした「業務システム分析」
  • 長時間労働の改善やテレワーク推進を目的とした「勤務状況分析」
  • PC操作スキルや作業実績に基づいた「人材評価」
MeeCapの活用例
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時間の使い方を分析し、より付加価値の高い業務へ集中する

 山田氏は、MeeCapが実現する業務分析の事例として、あるシステム開発企業における高付加価値業務への時間集中化への取り組みを紹介した。主要業務に割り当てる時間を増やすことで、業務全体における時間当たりの生産性を高めることと、併せて主要な業務以外の時間削減を目指したものだ。

 まずは高付加価値業務とその他の業務の時間を比較し、実態を把握することから分析を開始。その結果、全業務のうちの4~5割程度しか高付加価値業務(開発業務)に充てられていないことが明らかになった。

 そこで、開発以外のどんな業務に時間が割かれているのかを分析したところ、テレワーク環境下でチャットツールSlackの依存度が大きな割合を占めていることが判明した。便利なコミュニケーションを支える一方で大量の割り込み作業を発生させていたのである。

 これを受け、システム開発会社はSlackの利用ルールの見直しを実施。結果として開発業務に充てられる時間が約11%増し、週に12時間、年換算だと570時間もの改善効果をもたらした。

 その他にも山田氏は、大手金融業の営業店におけるシステムの利用状況分析やハイパフォーマー分析にMeeCapを適用し、約400人の営業担当者の業務可視化に基づく課題を発見し、営業店別の行動比較、優秀な社員のノウハウ発掘を実現した事例や、大手製造業のPRA全社拡大における業務分析にMeeCapを適用し、RPA化対象業務の選定および各部署に対するヒアリング工数を最小化した事例などを紹介した。

 これらの事例からも言えるように、MeeCapは業務改善をユーザー企業自身が行っていく環境を提供するものである。山田氏は、「経営層に対しては時間・コスト視点で全社の労働状況を把握することによる課題の見える化、リーダー層に対しては担当する部署の労働状況の把握と最適化を通じた改善施策の実施、社員に対しては自分自身の仕事状況を可視化したセルフマネジメントなど、それぞれの立場に応じた業務改善を促します」と語った。

業務改善を自ら行える環境へ
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 MeeCapは今後に向けても、さまざまな機能を拡充していく計画だ。より付加価値の高い業務により多くの時間を割けるようにする「業務の付加価値分析」、外部データとの突合分析やより自由度の高い分析を実現する「BIツール連携」、PC操作だけでは取得できないデータをOCR技術で収集する「OCR連携」、会議時間や移動時間などを分析する「スケジュール連携」などがロードマップに上がっているという。

 そうしたなかで、まもなくリリースを予定しているのが「ベンチマーク機能」である。さまざまな企業や業種のプロセスデータをMeeCapクラウドに収集して分析し、高い技術や共通業務のノウハウ、共通の課題などを抽出するものだ。山田氏は、「こうしたベンチマークデータを共通ナレッジとしてユーザー企業にフィードバックすることで、MeeCapを生産性の高い働き方や技術を共有できる国産プラットフォームに発展させていく」と展望を語り、講演を締めくくった。


●お問い合わせ先

株式会社MeeCap

URL: https://www.mee-cap.com/

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