東京都港区は、行政窓口を支援するシステムを導入し、転入や転出にともなう手続きをデジタル化する。2022年8月からシステムを運用する。アプリケーションシステムとしてNECの「NEC スマート行政窓口ソリューション」を利用する。NECが2021年3月11日に発表した。
東京都港区によると、転入などの住民異動届出は現在、自治体窓口での手続きが法律で義務付けられている。しかし、住民からすると、手続きごとに書類を作成する手間があるほか、窓口が混雑するという問題がある。一方、自治体職員の負荷も大きい。各種の手続きを把握した上で、正確に案内する必要があるという。
港区は、こうした状況の下、行政窓口を支援するシステムを導入する。住民異動届や住民票等請求書などの事務手続き書類、約40種類をデジタル化する。年間で約4万件の転入・転出手続きを対象に、利便性を高める。これにより、窓口での滞在時間を短縮できるほか、氏名や住所などの同じ項目を複数の申請書に記載する必要がなくなる。
実際のイメージを図1に示す。来庁者は、事前にスマートフォンで専用のWebサイトにアクセスし、届出内容を入力する。情報を変換した2次元コードが生成されるので、来庁時に持参する。窓口の職員は、2次元コードを読み取って届出を受け付ける。届出情報に応じて、子供や高齢者向けの手当て・助成など手続き可能な申請書を自動的に洗い出す。
図1：東京都港区における窓口での届出の流れ（出典：NEC）拡大画像表示
来庁者が事前に作成した申請データは、自治体側のシステムに自動的に取り込む。これにより、職員の事務処理も効率化できる。住民情報と突合し、追加手続きの有無を自動判定する機能も備える。システムの自動判定とは別に、職員の操作によって来庁者が希望する手続きを追加で案内することもできる。
港区は今後、対象となる申請を拡大する。さらに、LINEなどのアプリから利用できる機能など、利便性を高める機能について検討を進める。
