熊本県内で約110店舗を展開する肥後銀行（本社：熊本県熊本市）は、什器や設備の不具合を修繕する際の発注書や請求書のすべて、およそ月間1000枚を電子化した。手段として、電話やファクスなどのアナログな取引業務を電子化する「BtoBプラットフォーム TRADE」と請求業務を電子化する「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入した。両クラウドサービスを提供するインフォマートが2023年5月19日に発表した。
熊本県内で約110店舗を展開する肥後銀行は、什器や設備の不具合を修繕する際の発注書や請求書のすべて、およそ月間1000枚を電子化した。手段として、企業間の商取引に必要な機能（見積・発注・検収・請求）を備えるインフォマートのクラウドサービス「BtoBプラットフォーム TRADE」と、請求業務を電子化する「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、電話やファクスなどのアナログな取引業務を電子化した。
発注書や請求書の紙をなくしたことで、過去の工事と見積金額を比較する際に、過去のファイルを手作業で検索することなく、業者ごと、支店ごとなどの条件ですぐに検索できるようになった。紙の場合、見積書と請求書の金額の突き合わせなど確認作業にも時間を取られていたが、確認作業の負荷も減った。
取引先のペーパーレス化にも寄与した。見積書や請求書を持参してもらう手間や郵送コストが減った。関連書類や図面の転送も可能なので、クラウド上だけで書類を完結できるようになり、確認の抜け漏れもなくなった。
電話と紙が中心だった見積と発注を電子化
なお、同社の総務部では、各支店から什器や設備の不具合に関する修繕要望を受け付けている。支店は熊本県内に約110店舗あり、修繕要望は平均で月200件ほど発生していた。内容は様々で、トイレの詰まりといった軽微なものから、雨漏りを防ぐ屋上の防水など、規模の大きな修繕もある。
業者との見積もりや発注のやり取りは、電話と紙で行っていた。まず、各支店からの修繕要望を業者へ電話で伝え、見積もりを依頼する。その後の発注も、電話を中心に行っていた。また、工事完了報告書が10枚を超える場合もあり、平均して1件あたり5枚程度、月に約1000枚の紙の書類が発生していた。
支店から修繕要望があった段階で、総務部の担当者が自身の案件管理表のExcelに、支店名、工事内容、依頼先業者名などを記入する。正式発注後は、資産管理グループと共有している案件管理表のExcelに依頼内容を記入して進捗を管理していた。しかし、軽微な工事や緊急を要する工事は、支店から要望を受けてすぐに業者へ電話で発注するため、誰がいつどの業者に発注したかを部署内で一元管理できず、課題だった。
修繕工事にかかった費用は、業者の資金が滞りなく回るようにと、締日から5営業日後に支払っている。締日が近づくと請求書を催促することが頻繁にあった。特に期末については、決算内容に影響があるため、直接持参してもらえるように依頼することもあり、業者に負担をかけていた。
