三菱地所プロパティマネジメント（本社：東京都千代田区）は、請求書の受領/発行業務を電子化した。インフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、受領した約4000通の請求書に加えて、約1万5000通に上る発行分の請求書を電子化している。三菱地所グループ内で利用を広げ、現在はグループ7社で利用している。インフォマートが2023年10月10日に発表した。
オフィスビルや商業施設を運営管理する三菱地所プロパティマネジメントは、請求書の受領/発行業務を電子化した。インフォマートのクラウド請求書管理サービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、受領した約4000通の請求書に加えて、約1万5000通に上る発行分の請求書を電子化している。
サービスを導入するまで、紙の請求書の処理に1週間を要していた。主に、工事施工業者や設備保守といった協力会社から受け取るが、管理するビルの数が多く、月に約5000通を受領していた。また、決裁時に基幹システムが出力する支払票に請求書をクリップ止めして回覧するが、未着の請求書の依頼・支払票と請求書を突合する目検作業に多大な時間がかかっていたという。
「大規模ビルでは担当者が多く、支払票への捺印がスタンプラリーのようになることもあり、回覧を経て戻ってくるまでに1週間かかるケースもあった。締め日近くには請求書の紙の束が山盛りになって回覧されるなど、紙の削減が恒常的な課題だった」（同社）
サービスの導入により、取引先から届く請求書の約8割にあたる4000通を電子化した。協力会社から請求書が届くのを待つ従来のプロセスを改め、三菱地所プロパティマネジメントが支払通知書を発行し、協力会社は画面上で書面を確認・承認すれば請求書として返送される運用に変更した。
また、これまで営業部で受領していた請求書を、2019年の基幹システム刷新時に新設した集中事務センターに集約。月2000時間の労働時間を削減している。このうち、請求書業務がかなりの比重を占めているという。
加えて、三菱地所のテナント企業などに発行する毎月約1万5000通の請求書を電子化した。請求書を選択してボタンを押すだけの操作で発行できる。紙の請求書で受け取りたい企業に対しては、オプションの「郵送代行サービス」を利用し、封入・封緘などの作業がなくなった。以前は繁忙期の月初に出社しなければならなかったが、在宅勤務も可能になったという。
なお、テナントによっては請求書にエビデンスの添付を希望する場合があり、従来は手作業で同封していた。その際、月に100セット以上の書類を扱うなど相当な負担がかかっていたという。電子化により、エビデンスをコミュニケーションツールでやり取りする運用に変更した。
導入効果を評価し、三菱地所グループ内で利用を広げ、現在、グループ7社で利用している。
