[事例ニュース]

2026年5月20日(水)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　第一実業は、プラントや機械器具の国内販売・輸出入を手がける総合機械商社である。連結で1564人（2026年3月31日現在）の従業員がいる。同社はこれまで、案件ごとに担当部門が契約書の原本を管理していたほか、期日管理も各部門に委ねていた。このため、異なる部門、異なる拠点間で契約条件を把握しづらい状況だった。

　例えば、組織変更や人事異動で担当者が変わる中、契約書の所在を正確に把握することが難しかった。契約書に迅速にアクセスできないため、条件の把握不足で想定外の出費が発生する事態や、契約期日に合わせた更新交渉ができない事態が起こっていた。営業活動においても、過去の取引履歴や類似案件の契約条件を踏まえた提案が必要だが、意思決定に必要な情報の収集に時間がかかっていた。

　今回同社は、契約管理を一元化するため、契約業務クラウドサービス「Contract One」（Sansanが提供）を導入した。紙と電子などの形式を問わず、AIとオペレータの補正によって契約書をデータ化し、契約書同士の関連を自動でひも付けてデータベース化するサービスである。

　Contract Oneの運用では、約4400件の契約書をデータ化し、基本契約書や代理店契約書と、これらに関連する契約書をひも付けて管理している。全社員がクラウド上から横断的に契約書を検索できるようになったことで、従来は半日程度かかっていた検索時間が数分へと短くなったほか、契約条件を正しく把握できるようになった。

　期限が近付いた契約を通知するアラート機能も活用し、設備保守や継続供給など長期にわたる契約での更新漏れを防いでいる。営業の現場では、商談時に顧客ごとの契約履歴や類似案件の条件を把握しやすくなった。

　第一実業の総務本部法務部に在籍する幸村洋希氏は、「過去の契約書は担当者が交渉を重ねて合意した条件の蓄積であるにもかかわらず十分に活用できていなかった。Contract Oneによって契約書の一元管理と可視化が進み、必要な情報へと迅速にアクセスできる環境が整った」と評価している。