エンタープライズサーチ導入・活用時の7つのポイント 数あるIT製品の中でエンタープライズサーチは、導入の敷居が低い割に、業務の効率化や社員の増力化といった面で効果が高い。しかし単に製品を導入するだけでは意味がないのは、多くのIT製品と同じである。パート2ではエンタープライズサーチを使いこなす上で役立つポイントを解説する。
サーチを生かす導入時のポイント
インターネットを使った情報検索は、今やほとんどのビジネスパーソンにとって、ごく日常的な行為になった。とはいえ、エンタープライズサーチの導入には注意が必要だ。検索結果の表示順の制御やアクセス制御など基本的な事項に留意しないと、活用が進まなかったり、機密情報が漏えいしてしまうリスクがある。まず企業情報システム担当者が、サーチ技術の導入時に留意すべき3つのポイントを整理しておこう。
Point1
サーチの基本原理を理解する
エンタープライズサーチを導入するに当たり、まずは簡単にサーチ技術の基本原理を理解しておきたい。
サーチ技術（あるいはそれを実現した製品）は、ほぼ例外なく「クローラ」と「インデックス」で成り立っている。ネットワーク上に分散したさまざまなシステムを定期的に巡回して情報をスキャンし、キーワードとその出現場所を集約。インデックスを構築するのがクローラである。インデックスは周知の通り、検索を高速化するための索引データベース。通常はインデックス内を検索するだけで、キーワードに関連する情報の所在を把握できる（図2）。
インデックスにより、高速な検索が可能だが、リレーショナルデータベースとは異なり、データ整合性を100パーセント保証するものではない。つまり確実に最新の情報を検索できるわけではなく、インデックスとファイルサーバーなどの情報が一致しないことがある。インデックスは情報の所在を管理しているに過ぎず、ファイルサーバーやグループウェア上の情報は日々更新されているからだ。インターネットの検索で検索結果から原本にアクセスしたときに、内容が修正されていたり削除されていたりするのはそのためである。この問題はクローラの巡回頻度を高めることで減らせるが、その分、システムの負荷は大きくなる。
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