[事例ニュース]

2014年7月31日(木)IT Leaders編集部

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同室は2010年、事務作業の軽減を図ることを目指し、交換留学や短期海外研修、サマースクール、TOEFLの模擬試験といったプログラムへの申し込みを紙ベースからWebに切り替えた。Googleドキュメントで作成したフォームをWebページに掲示し、申請者に入力してもらう方法だ。しかし、このやり方では十分な効率化を図れなかった。

例えば、申し込み者に対して受理のメールを1通ずつ手作業で作成・送信する必要があった。各プログラムに対しては1週間の受付期間中に約150件に上る申し込みがあるため、こうした事務処理は担当者にとって大きな負担になっていた。Googleドキュメントには、申し込み内容を送信後に申込者本人が内容を確認できない、Webフォームの公開/非公開を別部署にいちいち依頼しなければならない、という手間もあった。

新システムは、パイプドビッツが提供するクラウドサービス「Spiral」を利用して構築した。Webページ上に掲示した申込/申請フォームへの入力内容を、案件別にデータベース化。文面に申し込み内容やユニークな受付番号、受験料の振込先を付加したメールを自動送信する機能を備える。これにより、学生の利便性を向上できたほか、受験料入金時の確認作業が容易になった。このほか、申込期間を設定することで、Webフォームの公開/非公開を自動で切り替えられることも、作業軽減に役立っている。