【Special】

顧客起点&現場主導のコア業務集中をRPAで具現化
「分かりやすさ」と「伝えやすさ」が決め手に

ipaS導入事例──トランスコスモス株式会社

2018年7月27日(金)

顧客企業のビジネスプロセスを「コスト最適化」と「売上拡大」の両面から支援するトランスコスモスは現在、アジアを中心に世界33カ国・173拠点でサービスを展開している。オペレーショナル・エクセレンスの追求にはテクノロジーの動向調査もまた欠かせないものであり、RPAについても3年前から着目して、調査・研究・導入を進めてきた。ここで同社は、顧客接点となる「現場」が主導する業務改革を重要視しており、取り組みを支えるために導入したツールの一つがデリバリーコンサルティングの「ipaS(アイパス)」である。

コンタクトセンター部門の活用事例
相似形の作業手順書とスクリプト

デジタルマーケティング・EC・コンタクトセンター統括 デジタルコミュニケーションセンター総括 サービス戦略本部 サービス企画部 部長代理 岩浅 祐一

 「プログラミングの経験がないメンバーでも、すぐに使い始めることができるんですよ。それがipaS導入の決め手になりました」──。こう話すのはデジタルコミュニケーションセンター統括 サービス企画部の岩浅佑一氏だ。「ある拠点の担当者は月次の報告書を仕上げるため、毎月最初の営業日は朝から手間のかかるデータの転記や集計に忙殺されていました。従来は1時間以上を要していたこの作業をipaSで自動化したことで10分ほどにまで短縮され、『慌ただしかった月初の朝にゆとりが生まれました』と喜びの声をもらっています」(岩浅氏)。

 コンタクトセンター部門では、業務システムを使う際の手順書を日頃からしっかりと整備している。RPAを機能させるにあたっては「所定の操作を覚えさせる」ことが必要となるが、「ipaSは、人間によるシステムの操作とipaSのスクリプト(ipaSへの命令文)がほぼ1対1で対応するため、特別な知識を必要とせずに違和感なく直感的に扱うことができます」と話すのは笹川貴弘氏(デジタルコミュニケーションセンター統括 サービス企画部 RPAソリューション課)だ。先の「すぐに使い始めることができる」理由がここにある。

 既にある作業手順書をなぞるようにipaSのスクリプトを作成できるとなれば、導入の負荷を大幅に抑えることができる。「日々多忙をきわめているコンタクトセンターの担当者に余計な負担やストレスを感じさせないためにも、これは非常に重要な要件となりますね」(笹川氏)。

 加えて、岩浅氏はipaSがデスクトップ型のRPAツールである点も評価したという。先述した通り、トランスコスモスでは顧客企業の要望に最適化させる故に、社内には多種多様な業務プロセスが存在することとなる。そうした中にサーバー型のRPAツールを導入し、すべての業務プロセスを集中管理しようとしても、現場の細かい事情を把握しきれずに破たんしてしまう危惧がある。「既存の業務プロセスを単純に統合した合理化ではなく、まずは現場主導で業務改革を進めていくことを優先課題としました。この取り組みにデスクトップ型のRPAツールであるipaSが適していました」(岩浅氏)。

全国の拠点を巡ってコツを伝授
RPAでの代替事例を積み上げる

デジタルマーケティング・EC・コンタクトセンター統括 デジタルコミュニケーションセンター総括 サービス戦略本部 サービス企画部 RPAソリューション課 課長代理 笹川 貴弘

 笹川氏が所属するRPAソリューション課は目下、全国各地に点在するコンタクトセンターの拠点を順次訪問し、ipaSの説明会や研修会を開催している。そこで大きな手応えを実感しているのが、想像していた以上のipaSの「分かりやすさ」と「広めやすさ」だ。「ipaSの操作そのものの説明は簡単なデモを見せるだけで、20分程度もあれば終わってしまうんですよ。後はどの作業をソフトウェアロボットに置き換えれば自分たちが楽になるのかという“コツ”さえ掴んでもらえば、ipaSは現場主導でどんどん活用が進んでいきます」と笹川氏は強調する。

 実際、2017年度だけで既に40を超える作業がRPA化されたという。入力フォームに単純にデータを転記するだけの単純作業を自動化したものもあれば、中には報告書作成にまつわる最新の実績データの収集からCSV加工、Excelへの展開、メール送信に至る一連の業務プロセスを丸ごとRPAに置き換えた事例もある。できるだけ多くの労働力をロボットで代替しようというのが狙いではなく、想定しているのは集計/分析作業の前段階のデータ整理など、あくまでも定型的かつ単調な繰り返し作業をロボットに任せることにある。

 今はまだ立ち上げ期でもあり、まずは自動化の取り組みを通じて、より多くの事例を作っていくことに全力を注ぐ。その実績が積み上がっていく中から、作業のリードタイム短縮や工数削減といった定量的な効果も自ずと明らかになっていくという考え方に基づくものだ。笹川氏は「2018年度内に630以上の作業をソフトウェアロボットに置き換えたいですね」とし、部門内での活用促進を図っていく考えだ。

コンタクトセンターのパフォーマンス最大化にRPAが活かされている

蓄積するナレッジを元に水平展開を加速
適材適所と全社最適のセンスが求められる

 業務の品質や効率のアップにRPAを積極的に活かしているトランスコスモス。ユースケースのバリエーションが広がっていく中で、RPAの導入効果の評価方法や導入の各工程における検討ポイントもより鮮明になってくると考えられる。先に触れた全社横断的なサポート事務局が中心となり、ポータルや全体会議の場を通じて現場の経験値を吸い上げると共に、形式知として体系化。業務適用のガイドやサンプルスクリプトといった成果物へと昇華させ、各部門にフィードバックしながら裾野を拡げていく構えだ。

 導入部門の観点で見れば、一人ひとりの業務効率が上がることで、新たな仕事にチャレンジする時間や精神的な余裕が生まれる効果が見込める。また、RPAのスクリプト作成を通して、業務プロセスそのものの是非の検討や、よりコンパクトにリサイズすることで業務改善が進む。最終的には、受託体制の構築がより機動的になり、キャパシティを拡大することで、新規の顧客獲得や売上拡大に結実する──身近な課題の解決にフォーカスしたRPAではあるが、うまく定着した先の副次的効果は絶大だ。


●お問い合わせ先

株式会社デリバリーコンサルティング
Tel:03-6683-4474
Web:http://www.deliv.co.jp

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