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属人化していた業務を洗い出してRPAで自動化
現場での使いやすさでipaSを選択

ipaS導入事例──株式会社読売IS

2018年10月17日(水)

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読売新聞系列の広告会社で新聞折込広告をコア業務とする読売ISは、2017年から業務のRPA化に取り組んでいる。同社の顧客は、地域の個人商店から大手企業まで多岐にわたり、引き受ける仕事も5000枚クラスの小口案件から1000万部以上の大規模案件まで様々である。そのため、折込チラシの配布エリア設定など、顧客ごとに対応すべき内容が多様で、業務が属人化してしまっていた。こうした課題を解決するべく、デリバリーコンサルティングのRPAソフト「ipaS（アイパス）」を導入。パイロットシステムとしてRPAを導入した2つの業務では、いずれも作業時間を90％以上削減することに成功した。

入退館記録簿作成など2業務でRPAを実践
作業時間は60分が5分へと90％以上短縮

　RPAの導入計画は、3段階に分けて進めている。第1フェーズ（2017年11月から2018年3月まで）では4つの業務を選び、RPAを業務に適用できるかどうかを探るとともに、スクリプトを社内で開発することの妥当性を検証した。第2フェーズ（2018年4月から2018年7月まで）では第1段階よりも難易度が高い15個の業務についてRPA化を検討し、RPAのライセンス料の償却の見込みなどを検証した。

　第1フェーズでは、モデル業務として4案件を選定し、最終的に2つの業務でRPA化に成功した。いずれも人手の作業時間を90％以上削減できた。残りの2つの業務は、第1フェーズの時点では開発に必要な操作スキルが不足していたためRPA化を保留したが、現在も継続してRPA化に取り組んでいる。

　RPA化に成功した2つの業務のうちの1つは「本社ビル入退館記録簿作成」で、RPAを部分的に適用した。まず、月初に前月分の入退館記録をCSVファイルとして出力してUSBメモリーにコピーした後、RPAソフトのipaSをインストールしたパソコンにExcelデータとして保存する。RPAソフトは、このExcelデータを使って入退室記録簿を更新し、プリンタで出力する。

　本社ビル入退館記録簿作成の所要時間は、1回あたり60分で年間720分（12回分）である。RPAを部分的に適用することによって、作業時間は9.5分（うち人的作業は5.1分）に短縮、実働時間の削減率は92％に達した。

　RPA化に成功したもう1つの業務は「折込配布エリア地図のPDF変換」である。大手チェーンストアなど多店舗の広告主用に、折込広告のエリアマップを店舗別に作成し、画像データとして管理している。これをPDFに変換する業務である。ipaSを使って、大量（最大300件）の画像データを1つずつ開き、PDFに変換して指定フォルダに格納する。

「折込配布エリア地図のPDF変換」業務へのRPA適用において時間削減率は94％に達した

　この業務に要する時間は1回あたり180分なので、年間1万8720分（104回分）に相当する。RPAを導入後の作業時間は80分（うち人的対応は10分）にまで短縮。時間削減率は94％に達した。

現場でRPAスクリプトを作るための社員教育と、
RPA導入のメリットを全社に広める広報活動に注力

　2018年10月現在、読売ISのRPAプロジェクトは第3フェーズに入り、RPAの全社展開に取り組んでいる。

　RPAソフトのipaSは、支社含め約30の全部署に1ライセンスずつ導入する構想である。ipaSをインストールしたパソコンを各部署に1台ずつ配置する。各部署に1人ずつ仮想の社員を置くイメージとなる。2018年10月現在、スクリプトの開発もできるフル機能版が4台と、実行専用のランタイム版が3台で、合計7台のipaSパソコンを配置している。

　第3フェーズでの課題は、業務現場のipaSスキルを高めるための教育と、全社に展開するための社内広報である。「RPAを現場で運用できるようにするためには、全部署でipaSスキルを高めることが不可欠です。このため、社内教育のプランを組み立てています」（河野氏）。

　社内にRPAのメリットを認識させる広報活動にも力を入れる。「現場の実働時間を報告書にまとめてあります。RPAで圧縮可能な実働時間と、RPAのライセンス費用を比べて、投資に値することをアピールしています」（奧畑氏）。

　作業工程表があれば、複数の業務で共通の処理が多いことも分かる。共通する処理に関するスクリプトを流用すれば、複数の業務を同時に効率化できる。「今でも業務の一部分だけRPAで自動化している例があります。違う業務でも同じ処理があれば、RPAスクリプトを他業務に再利用できます」（堀内氏）。

　今後はRPAの管理にも注力する。１つの業務の全工程を自動化し、人の確認が全く介在せず勝手に処理されてしまうとガバナンス（ルール）違反の危惧やコンプライアンス（法令順守）へ抵触する恐れが生じるためである。会社が知らないところで勝手に野良ロボットが作られることを防ぐ体制と、チェック機能が求められている。

【企業プロフィール】