渋谷区は、「電子決裁・文書管理システム」を構築した。公文書の電子化によって管理プロセスを最適化するとともに、電子決裁によって迅速な意思決定を実現する。2019年4月からの本格運用開始に向けて、2019年2月1日から順次稼働を開始した。システムを導入した富士通が2019年2月4日に発表した。
渋谷区が採用したのは、富士通のパッケージソフトウェア「FUJITSU 公共ソリューション IPKNOWLEDGE V3」（IPK）。同ソフトは、公文書の収受から起案、決裁、保管、廃棄までのプロセスをカバーする。決裁履歴の管理機能や、電子付箋、効果・分析機能などを標準で装備する。渋谷区は、カスタマイズすることなく、短期間でほぼすべての公文書管理プロセスを電子化した（図1）。
図1：渋谷区が構築した電子決裁・文書管理システムの概要（出典：富士通）拡大画像表示
システム化にあたっては、100％の電子決裁化に向けて、紙をベースとする従来の公文書業務プロセスを、組織横断で大幅に見直した。公文書の収受から起案、決裁、保管、廃棄までを一貫して電子的に行うルールや、事務手続きや添付書類の取り扱いなどの全庁統一の公文書管理基準を策定した。ルール作りは富士通が支援した。
公文書の決裁を100％電子化したことで、迅速に意思決定できるようになった。従来の紙媒体での決裁では、最多で十数カ所におよぶ決裁手続きが発生しており、決裁箱に留まる時間や持ち回る手間がかかっていた。電子決裁によって、決裁を迅速化した。システムではさらに、決裁者が時間や場所に関係なく決裁できるようにした。
電子化によって、公文書を適正に管理できるようにしたほか、ペーパーレス化を促進した。電子化できない添付公文書についても、添付公文書ごとの廃棄時期を明示した簿冊ラベル情報をシステムで管理するようにした。これにより、添付公文書の保管と廃棄を適正かつ確実に実施できるようにした。
