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現場に眠るノウハウを見える化して生産性をアップ！ビジネス文書を資産に変え、スピード経営を実現

2019年12月25日(水)

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業務を進める上で、日々次々と作成されるビジネス文書。多くはファイルサーバーなどに無秩序に蓄積されるままで、全社的な業務効率化には役立っていない。そればかりか、必要なものを探すのに多くの時間を取られているのが実状ではないだろうか。ここに一石を投じているのがオープンテキスト株式会社だ。同社の反町浩一郎社長に、ECM（エンタープライズコンテンツ管理）市場の近況や、そこに提供している新たな価値について話を聞いた。

　提案書、見積書、契約書……オフィスでは今日も従業員が様々なビジネス文書を生み出している。顧客や取引先との重要なやり取りもEメール上で行われ、さらには業務ごとに、財務管理や販売管理、顧客管理といった各システムに対して、個別に必要なデータを入力することが求められるなど、事業遂行にかかわる情報は今や、そのほとんどがデジタル化され、その種類や数は拡散の一途をたどっている。

オープンテキストで代表取締役社長を務める反町浩一郎氏

　一方、どれだけ多くの情報があろうとも、目的とするものを一瞬にして探し出せるのが“デジタルの良さ”であるはずだが実状はさにあらず。思い通りに見つからなかったり、似たようなものが沢山出てきてどれが「正」か判然としなかったりといったことは日常茶飯事だ。

　「一人ひとりが“情報探し”に手間と時間をかけており、それを全社規模で積算すると、多大な時間を浪費していることになります。それは当然、業務のスピードや品質、ひいては企業競争力の足を引っ張っていることになるのです」。こう指摘するのは、オープンテキスト株式会社（以下、オープンテキスト）で代表取締役社長を務める反町浩一郎氏だ。

ビジネス文書を一元管理する意識が希薄だった過去

　ビジネス文書を全社的にうまくハンドリングできていない元凶は「仕組みやルールが徹底されていない」ことに尽きる。ファイルサーバーやグループウェア、ローカルPCなどにファイルが散在しており、仮にファイルの保存場所や命名に関する規則を定めても時間と共に形骸化してしまう……。心当たりがある読者も少なくないことだろう。

　こうした問題を根本から解決するソリューション群を手掛けているのがオープンテキストだ。ECM（エンタープライズコンテンツ管理）やエンタープライズ情報管理などと呼ばれる分野のリーディングカンパニーであり、データの種別を問わず、その作成～保存～活用といったライフサイクル全体を包括的に管理するための機能が豊富に備わる。この分野で、すでに30年近く綿々と培ってきたノウハウは、ユーザビリティやセキュリティ、ガバナンスなどに活かされ、昨今は AI 技術を活用したさらなる機能強化にも余念がない。

　データの利活用の巧拙が企業の競争力を左右することに異論を唱える人はいないだろう。その高度化に向けて、企業は ERP システムや BI などのツールを導入してきたわけだが、「“データをどう管理しておくべきか”という根幹の部分が心許なく、結果としてデータを企業の中に眠らせてしまっている事例がそこかしこにあります。ECMでそれらを呼び覚まし、ビジネス価値へと昇華させるお手伝いをするのが当社のミッションです」と反町氏は語る。

デジタル変革に向けて市場は動き始めた

　ECM のコンセプトやソリューションは従前からあるものだが、ここにきて市場は活況の兆しを見せているという。経済産業省のDXレポート、いわゆる「2025年の崖」の話題が多くの耳目を集めたことなどを一つの契機として、既存システムの近代化、もっと本質的な文脈では、経営資産としての情報をどうしたら強みに結実させられるのかといった視点でグランドデザインを描こうとする動きに弾みがついていることが背景にある。

　「ERP などの基幹システムでデータベースに格納されているデータ、つまりは正規化された構造化データは、事業遂行上の“結論”を記録しているに過ぎません。大事なのは、その結論に至るまでに、どんなやり取りや判断があったかということであり、さらには、その妥当性を検証し続ける習慣なのです。一連の流れの中には、必ずビジネス文書やメールといった非構造化データが介在しており、それらを必要に応じて直ちに参照できることが極めて重要であることに多くの企業が気づき始めています」（反町氏）。

　例えば、事業戦略上どうしても契約に持ち込みたい案件のため、ギリギリの価格交渉を行う場面を想定してみる。すると、判断材料となるのは、過去の類似の事例でどのようなプロセスを経たのか、どのような提案や見積もりを出したのか、途中でどのような仕様変更があったのか、値引率や収益率はどうだったのかといった情報だが、それらの情報が記された資料は、まさに各部門のファイルサーバーやグループウェア、個人のローカルPCなどに散在して保管されている。ERP などの基幹システムにある「結果」の情報はすぐに探せても、そのプロセスの情報は、人を介して収集することになる。人を介するということは、離職した人の事案である場合、捜索自体を諦めることにもなる。

　こうした事態に至らないための手段が、企業情報の管理基盤である ECM だ。いざという時に関係者の誰もが当案件に関わる情報をすぐに探して確認でき、意思決定のスピードを上げることが、案件の成約、ひいては事業の成否を左右する要素になるということは想像に難くないだろう。企業としては、このようなプロセスを積み重ね、さらに精度を上げていくことで事業の専門性を高めていき、ノウハウが蓄積されることで競合に対する競争力が高まっていく。こうした経営課題に貢献できるビジネス基盤となるのが同社のソリューションなのである。

構造化データに非構造化データを紐付けるアプローチに脚光

　企業が扱うデータは増えゆく一方で、とりわけ非構造化データは幾何級数的な勢いで増えている。企業が保有する各種のデータのうち、構造化データと非構造化データの比率は2：8と言われ、今や非構造化データをうまくハンドリングできなければ真のデータドリブン経営は実現できないだろう。

　「一時は、非構造化データを溜め込むだけ溜め込み、検索だけで何とかしようというアプローチも注目されましたが、日々の業務プロセスとの結び付きが希薄だったため、思惑通りの結果が得られなかったという声を聞いています」（反町氏）。

　この反町氏の指摘にもあるように、非構造化データの保存には、その後の活用を見すえた適切な管理方法が求められる。そのため、同社が提唱するのは、従来のコンテンツマネージメントを超えたコンテンツサービスという視点だ。業務文書を単体で管理するのではなく、業務に関する広範なコンテンツを業務プロセスと結びつけ、一連の文脈の中で管理しようというこうした考え方は、OpenText Extended ECM（OpenText xECM）というソリューションとして提供されている。例えば、SAP ERPとECMを密連携させるExtended ECM for SAPなどの製品がそれだ。これは、業務プロセスを回し取引の事実を記録するERPの時々の利用局面において、それに紐付くビジネス文書やメールのやり取りを即座に参照することを可能にするものだ。

編集部注：詳細は別の記事「ERPと業務文書の間にある“デジタルの断絶”を一掃俊敏経営と業務品質向上の礎となる「Extended ECM（xECM）」の実像とは？」https://it.impress.co.jp/articles/-/18144を参照。

　「最近では、SAP S/4HANAを導入したユーザーのうち75％、つまり経営実態をリアルタイムに管理してデータの価値を最大化させたいという問題意識の高いユーザーの多くが、当社の xECM ソリューションを導入していることから、非構造化データ活用への関心の高まりがうかがえます」と反町氏は話す。さらに同氏は「ERP と ECM を連携させている企業は、そうでない企業に比べて、意思決定や経営のスピードが3倍速いという調査結果も出ています」と強調する。

即断即決をリアルなものにする現実解

　ビジネス文書やコンテンツは、その作成のプロセスや文脈、背景と一体となってはじめて大きな価値をもつ。ファイルサーバーなどのデジタル保管庫をいくら大きくしても、業務でのデータ活用が進まないのは、そのためだ。

　国内でも xECM の事例が出ているが、注目されるユースケースの一つが人事管理業務への適用だ。入社時の契約書や異動時の通知書などの文書を、人事管理システムからシームレスに連携させることで作成や参照を大幅に効率化するもの。4万人規模の従業員を抱えるある企業では、人事関連文書の作成や参照をセルフサービス型で対応できるようにした結果、約3億円分の投資効果が得られたという。そのため、他の業務領域での活用の拡大が検討されている。

　ある調査によると、ホワイトカラーは業務の25～30％の時間を業務に必要な文書の検索に費やしているという。年間の業務日数に直せば実に60日近い時間だ。読者諸氏はいかがだろうか。探してもなかなか見つからないことに業を煮やす。誰かに指示して当人の業務をインタラプトする。──そんな連鎖が渦巻いているとしたら、コスト/スピード/業務品質すべての面で大きなマイナスだ。

　業務効率化は競争力の源泉である。今まさに、働き方改革の先にある高生産性の実現に注目が集まっているが、ECMのポテンシャルに市場の注目が集まっていることも、無関係ではなさそうだ。

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