[事例ニュース]

建材試験センター、勤怠管理のデータチェックにRPAを適用、社員の平均残業時間を削減

2020年9月9日(水)IT Leaders編集部

建材や建築・土木に関する試験・認証などを手がける建材試験センターは、RPA(ロボットによる業務自動化)ソフトウェア「BizRobo! mini」を活用し、全従業員約240人の平均残業時間の削減を図った。BizRobo! miniの提供元であるRPAテクノロジーズが2020年9月8日に発表した。

 建材試験センターは、品質性能試験事業、工事用材料試験事業、マネジメントシステム認証事業、性能評価事業、製品認証事業を手がけている。同組織では、全国の職員約240名の勤怠ログデータ連携の管理において、タイムカードを打刻したあとも「サービス残業」のような時間外労働が発生していた。

 今回、RPAを、職員の「実労働時間」と、管理者が日頃把握している「申請労働時間」との乖離を是正するために導入した。当初は実労働時間の可視化ができるシステムの構築を検討していたが、データの集計作業に時間がかかることが判明したため、RPAを活用して各システムからデータを収集して管理することにした。

 RPAで処理するデータは3つある。(1)PCのログ管理に使用しているシステム「SKYSEA Client View」から取得した、従業員のPC利用時間(ログイン/ログアウト)、(2)就業管理システム「クロノスPerformance クラウド」から取得した、タイムカードの打刻時間(出社/退社)、(3)残業申請時間である。

 これらのデータの差異を、RPAでCSV(カンマ区切り形式)データとして記録し、業務改善基盤「kintone」上にアップロードする(図1)。実労働時間とタイムカードや残業申請との間に「一定の差異」があった場合は、対象者(所属長)にメールでフィードバックする。現在は毎日1~2時間ほど、1台の「BizRobo! mini」(RPAテクノロジーズ)が稼働している。

図1:RPAを用いた勤怠ログデータ管理の概要(出典:RPAテクノロジーズ)図1:RPAを用いた勤怠ログデータ管理の概要(出典:RPAテクノロジーズ)
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 RPAの導入効果として、実労働時間の可視化が可能になった。実労働時間と申請労働時間の間に大きな乖離が生じていた職員は、ほぼゼロになった。所属長が正確な勤怠状況を把握・判断できるようになったことで、不明な状況下での居残りはなくなった。テレワーク勤務時でも集計が可能なため、遠隔での労働時間管理にも活用している。

 建材試験センターは、全国に事業所を置いている。今後は、各事業所の基幹システムとBizRobo!を連携し、定型作業を自動化することで、職員1人当たりの労働生産性の向上を図る。

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