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2021年11月11日(木)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　住友電工情報システムの「楽々Document Plus」は、企業の文書を「フォルダー」と「文書（ドキュメント）」の階層構造で管理する、文書管理サーバーソフトウェアである。複数のファイルを1つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する、という形をとる。Webアプリケーションとして動作する（関連記事：文書管理ソフト「楽々Document Plus」がクラウドサインと連携、契約書の締結と保管を電子化）。

　登録する「文書」には、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる。全文検索（あいまい検索）のほか、文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み（属性検索）が行える。文書はドラッグ&ドロップ操作で登録でき、各部門に分散するファイルサーバーをまたがって閲覧・検索できる。複合機のスキャナ機能を使って紙文書を登録する使い方もできる。登録したファイルはOCR（光学文字認識）で処理するため、全文検索の対象となる。

　前版のVer.6.1（2021年6月提供）では、電子契約サービス「クラウドサイン」（弁護士ドットコムが提供）との連携機能を追加した。これにより、契約書の申請から締結・保管までをシステム化できるようになった。今回の新版（Ver.6.2）では、連携できる電子契約サービスを増やし、「DocuSign eSignature」（米DocuSignが提供）との連携機能を追加した（図1）。

図1：楽々Document PlusとDocuSign eSignatureを連携させた様子（出典：住友電工情報システム）
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　楽々Document Plus上で承認した契約書のPDFファイルをDocuSign eSignatureに自動でアップロードできる。その後、DocuSign eSignatureでの契約結果を、楽々Document Plusに自動で取り込める。もう1つの使い方として、DocuSign eSignature上で作成した契約書や、相手方から受信した契約書を締結後、自動で取り込む使い方ができる。

　ワークフロー機能を活用すると、契約締結前のリーガルチェック（契約審査）も行える。これにより、契約書の作成、審査、締結後の保管までをシステム上で一貫して管理できる。

　稼働環境として、稼働OSはWindows Server。WebアプリケーションサーバーはApache Tomcatを使う。文書属性などを登録するデータベースサーバーはPostgreSQL、Oracle Database、SQL Serverのいずれかが必要。エンドユーザーは、各種Webブラウザを介して楽々Document Plusを利用する。