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文書管理ソフト「楽々Document Plus」、クラウドサインに続いてDocuSignと連携

2021年11月11日(木)日川 佳三(IT Leaders編集部)

住友電工情報システムは2021年11月11日、文書管理サーバーソフトウェア「楽々Document Plus」の新版(Ver.6.2)を発表した。同年11月26日から販売する。新版では、連携できる電子契約サービスを増やした。同年6月から提供している前版(Ver.6.1)で、弁護士ドットコムの電子契約サービス「クラウドサイン」との連携に対応したのに続き、新版では米DocuSign(日本法人:ドキュサイン・ジャパン)の「DocuSign eSignature」とも連携できるようにした。価格(税別)は150万円から。

 住友電工情報システムの「楽々Document Plus」は、企業の文書を「フォルダー」と「文書(ドキュメント)」の階層構造で管理する、文書管理サーバーソフトウェアである。複数のファイルを1つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する、という形をとる。Webアプリケーションとして動作する(関連記事文書管理ソフト「楽々Document Plus」がクラウドサインと連携、契約書の締結と保管を電子化)。

 登録する「文書」には、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる。全文検索(あいまい検索)のほか、文書の作成者や作成日といった属性による絞り込み(属性検索)が行える。文書はドラッグ&ドロップ操作で登録でき、各部門に分散するファイルサーバーをまたがって閲覧・検索できる。複合機のスキャナ機能を使って紙文書を登録する使い方もできる。登録したファイルはOCR(光学文字認識)で処理するため、全文検索の対象となる。

 前版のVer.6.1(2021年6月提供)では、電子契約サービス「クラウドサイン」(弁護士ドットコムが提供)との連携機能を追加した。これにより、契約書の申請から締結・保管までをシステム化できるようになった。今回の新版(Ver.6.2)では、連携できる電子契約サービスを増やし、「DocuSign eSignature」(米DocuSignが提供)との連携機能を追加した(図1)。

図1:楽々Document PlusとDocuSign eSignatureを連携させた様子(出典:住友電工情報システム)図1:楽々Document PlusとDocuSign eSignatureを連携させた様子(出典:住友電工情報システム)
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 楽々Document Plus上で承認した契約書のPDFファイルをDocuSign eSignatureに自動でアップロードできる。その後、DocuSign eSignatureでの契約結果を、楽々Document Plusに自動で取り込める。もう1つの使い方として、DocuSign eSignature上で作成した契約書や、相手方から受信した契約書を締結後、自動で取り込む使い方ができる。

 ワークフロー機能を活用すると、契約締結前のリーガルチェック(契約審査)も行える。これにより、契約書の作成、審査、締結後の保管までをシステム上で一貫して管理できる。

 稼働環境として、稼働OSはWindows Server。WebアプリケーションサーバーはApache Tomcatを使う。文書属性などを登録するデータベースサーバーはPostgreSQL、Oracle Database、SQL Serverのいずれかが必要。エンドユーザーは、各種Webブラウザを介して楽々Document Plusを利用する。

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