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ENEOS根岸製油所、チャットボットとRPAで社内申請の作業時間を7割削減

2022年3月16日(水)IT Leaders編集部

ENEOSの根岸製油所(神奈川県横浜市)は、社内の問い合わせに自動で対応するため、チャットボットを導入した。加えて、チャットボットとRPAを連携させて申請業務の一部を自動化した。これにより、毎月70~160分要していた申請作業時間を削減している。チャットボット「KUZEN」を提供するコンシェルジュが2022年3月15日に発表した。

 ENEOSの根岸製油所は、社内の問い合わせに自動で対応するため、チャットボットを導入した。さらに、チャットボットとRPAを連携させて申請業務の一部を自動化し、毎月70~160分の申請作業時間を削減した(図1)。

図1:チャットボットとRPAを連携させて申請業務の一部を自動化し、毎月70~160分の申請作業時間を削減した(出典:コンシェルジュ)図1:チャットボットとRPAを連携させて申請業務の一部を自動化し、毎月70~160分の申請作業時間を削減した(出典:コンシェルジュ)
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 根岸製油所では、情報システム担当者が6人いる。しかし、社員からの問い合わせに対応する業務の負荷が大きく、本来の業務の進行に支障が出ていた。社内ポータルサイトにFAQを掲載していたが、回答に辿り着けない社員が多かった。こうした背景から2020年12月、根岸製油所内のポータルサイトにコンシェルジュのチャットボット「KUZEN」を導入した。

 チャットボットの導入により、情報システムの利用方法に関する問い合わせ対応を自動化した。この結果、問い合わせに対応する人的負荷は、開始前と比較して3分の1程度まで減少。問い合わせ担当者は、これまで以上に本来の業務に注力できるようになった。

 問い合わせ対応の自動化に続き、根岸製油所の敷地内で使う構内車両の修理依頼業務も、チャットボットとRPAを連携させて自動化した。従来は、社内システム上のフォルダから検索してダウンロードした申請書に必要事項を記載し、担当部署にメールなどで依頼し、担当部署が社内システムを利用して申請する流れだった。これを、チャットボットに切り替えた。申請書に記載が必要な項目をチャット上で入力するだけで申請が完了する流れに変更した。

 これにより、これまで1件あたり10分程度かかっていた申請作業の時間が、2~3分程度へと短縮できた。この申請作業は毎月10~20件程度発生するため、毎月70分~160分の業務時間を削減できることになった。

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