[事例ニュース]

2024年4月8日(月)IT Leaders編集部

リスト

　室蘭工業大学は以前、教職員が業務で使うデータ、教材やレポート/研究データなどを学内の複数のサーバーで個々に管理していた。ファイルやデータが学内の各所に分散した状態で、情報共有や活用に課題を抱えていた。また、コロナ禍における在宅勤務や遠隔授業などの経験を経て、学外からアクセスできる環境が求められていたという。

　こうした中、学内外でデータを共有可能な環境として、2023年11月にBox Japanのクラウドストレージ/コンテンツ管理プラットフォーム「Box」を導入し、全学の学生・教職員約3500人のコンテンツ管理基盤として運用を開始した。

　同大学のIT施策に携わるインターネットイニシアティブ（IIJ）とマクニカが導入を支援した。全学導入にあたってユーザー権限やフォルダ構成を整理し、ユーザー管理においては、年度ごとの学生の入れ替わりを踏まえ、Boxと学内ネットワークのユーザー認証サーバーを連携させ、Box上のユーザー管理業務を自動化する仕組みを構築している。

　ペーパーレスでの会議運用、学内外提出物のオンライン化などの事務業務の効率化をはじめとして、学内各研究室における学生と教員の研究データ共有、指導の実施、国や企業、自治体との共同プロジェクトでのデータ共有などを進めていく。加えて、PPAP（パスワード付き添付ファイルのメールの送受信）やUSBメモリーによるデータの受け渡しを撤廃し、セキュリティの向上に努めていくとしている。