[事例ニュース]

2026年4月8日(水)日川 佳三（IT Leaders編集部）

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　福山市は従来、業務や判断が特定の担当者に依存しており、担当異動時の引き継ぎ負荷が大きかった。部署横断の取り組みにおいては、進捗状況や決定事項の共有に時間がかかっていた。会議やメール、Excel、チャットなど複数のツールに情報が分散し、「最新の状況」がどこにあるのか分かりにくかった。

　こうした課題を解消するため福山市は、組織としての仕事の進め方そのものを見直す取り組みの一環として、プロジェクト/タスク管理サービス「Asana（アサナ）」を導入した。部署ごとに分散していた業務管理のやり方を統一し、「誰が、何を、いつまでに」を共通言語として可視化することで、特定の担当者に依存しない体制づくりと、人事異動や組織変更時にもスムーズに引き継げる仕組みを推進している。

　数年前に一部部署で、まずは約60ライセンスで試行導入した。その後、段階的に対象部門を拡大し、2025年末時点で約3000人の職員がAsanaを利用している。今後は、プロジェクト管理にとどまらず、日常業務や部門間の依頼、ナレッジ共有など、より幅広い業務領域へとAsanaの活用領域を広げていく方針である。

　Asana導入効果の1つとして、これまで階層を一段ずつ辿っていた進捗報告がAsana上で一元的に確認できるようになり、報告にかかる時間と負荷が減った。また、タスクや案件の背景・判断理由がAsanaに蓄積されることで、担当者の異動や欠員があっても業務を止めずに引き継げる状態が整った。職員アンケートでも「自分の業務を管理できている」と回答した割合が導入前と比べて約30%増えた。

　また、「第20回世界バラ会議福山大会2025」のような大規模プロジェクトにおいても、Asanaが効果を発揮したという。多くの部署や外部関係者が関わるプロジェクトでも、タスクや進捗、課題をAsanaでリアルタイムに共有することで、ボトルネックの早期発見や合意形成の迅速化につながった。