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情報アーキテクチャに目を向け、全社を挙げたコラボレーションと業務に沿った情報共有の実現を
2014年5月12日(月)
ビジネススピードの加速が叫ばれる昨今、組織の情報共有のあり方にも大きな変革が迫られている。多くの企業で、情報の流れを従来のピラミッド型からフラット型へと移行するための取り組みが行われているが、それには新たな情報基盤が欠かせない。しかし多くの組織では“サイロ化”によって情報の資産価値が生かしきれていないのが現状だ。AvePoint (アブポイント)は、情報資産の価値を最大限に活用しイノベーションの創出につなげていくための情報アーキテクチャのあり方を示した。
業務から見極める情報アーキテクチャのあり方
データ活用に向け、考慮すべき項目と準備の勘どころ
AvePoint Japan株式会社 代表取締役 塩光 献 氏 AvePointは米国ニュージャージー州に本社を置き、非構造化データを含む企業の情報資産を有効活用していくための、コンサルティング、ソリューション提案、導入・実装を行っている。特に企業の情報共有を全社展開する際に求められるセキュリティやコンプライアンス強化、ガバナンス統制に強みを持ち、顧客実績は13,000社以上にのぼる。
塩光氏は冒頭、「現在のビジネスにおける情報活用のあり方に大きな変化が起きている」と口火を切った。従来の組織はピラミッド型であり、トップダウンによるマネジメントが主流で、情報の流れも縦割り式で横のつながりはあまりなかった。しかし今ではこうした組織ではビジネススピードが減速しており、横のつながりによるスピーディな情報共有が企業の競争力を維持する上でますます重要となっている。
「Hyper Connected（つながり）」と「Hyper Competitive（競争社会）」の度合いを増している現在のビジネスでは、すべての社員がつながりながら、誰が最初に情報を得るかによって現場での決断ひいては企業の方向性にまで影響を与えるようになっている。「最初にアイデアを思いついた人によって企業のビジネスの行方が左右される状況になっており、今後多くの組織はイノベーション主導型を指向していくだろう。また現場でのより迅速な判断を可能とするためには、横の情報共有を強化できるモバイルアクセスも重要となる」と塩光氏は指摘する。
とりわけ多くの企業では、今後、情報を扱うのに慣れている“SNS世代”が労働力の主流となっていく。多様なアプリケーションを駆使してどこでもリアルタイムに通信し、マルチタスク処理ができる世代だ。「現在の企業のニーズとSNS世代が持っているポテンシャルを結びつける情報基盤をつくることがイノベーションの創出へとつながる。そのためには、情報を正しく定義した情報アーキテクチャが欠かせない」（塩光氏）。つまり、SNS世代が重視するシンプルさと透明性の高さを備え、コンシューマITの世界で実現しているユーザービリティを取り入れた情報基盤をつくることが必要となってくる。
眠っている膨大な情報資産を活用する情報アーキテクチャ
現在、多くの企業には業務の種類に応じて様々な情報が存在しているものの、それらの情報は業務システムごとにサイロ化されてしまっている。「価値ある情報が社内に分散されているため、その価値が十分に生かされていないことにもっと目を向けてほしい。このまま情報がきちんと管理されてない状態でデータが爆発的に増加して本当にいいのだろうか。まず情報をきちんと整理して片付けないといけない。それが情報アーキテクチャだ」と塩光氏は強調する。
情報アーキテクチャは、情報の組織化と言い換えてもいい。例えば、都市計画では土地を住宅エリアやオフィスエリア、公園などに区分けするが、例えばそこで働く場合にはどのようなアクセサビリティを実現するのかなど、用途に応じた考慮を行う。同様に、情報アーキテクチャとは、どんな情報があり（情報自体の定義）、どんなユーザーが対象となり、どんな業務シーンでその情報が利用されるのかという3点を考慮し、そのバランスを保つことである。
さらに必要なのは、情報の格納先の定義である。ファイルサーバーを使った従来の情報管理のように、組織やプロジェクト、用途、個人などをすべて同一のガバナンスで定義するのではなく、業務の流れに沿って情報の格納先を分けていくことが必要となる。例えば、日々の業務用と期間の決まったプロジェクト用、発行用とコラボレーション用などでは、それぞれ別の格納先を設けることが望ましい。
そこで有効となるのが、組織・機密性・業務用途・製品・オフィス工場などに応じて情報を分類すること＝タクソノミーの実施だ。「全社統一のタクソノミーを定義しその定義に従って情報を格納することが大事だ。とりわけ非構造化データを企業で扱う場合、このプロセスが重要だが、実際には組織ごとのフォルダーのみを設けて対応しているケースが多い」と塩光氏。
情報アーキテクチャ、情報格納先、そして、タクソノミーを定義すれば、社内にある情報をタクソノミーに従って格納先を解析し、配置まで行うことができるAvePointのソリューション「AvePoint Compliance Guardian (コンプライアンス・ガーディアン)」を用いることで、情報アーキテクチャに沿った運用を自動化することが可能となる。
「当社は情報をデザインする会社だ。特にコラボレーションの形をどう創るかといった課題や非構造化データの有効な管理方法などの悩みをお持ちであれば、ぜひお声がけいただきたい」─塩光氏はこう会場に呼びかけ、セッションを締めくくった。
問い合わせ先
AvePoint Japan株式会社
http://www.avepoint.co.jp/
TEL：03-6853-6300
E-mail：Marketing_JP@avepoint.com
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