今や、電子ファイルは企業活動に欠かせない存在だが、その管理に頭を悩ませているビジネスパーソンも少なくないはず。メールの誤送信、ファイルの不正持ち出し、文書ファイルの先祖返り・・・・。実は、ファイルのマネジメントは業務効率や、企業の信頼に直結するテーマだ。業務効率を落とさず、安全に社内外でファイルをやりとりしたい。そんな読者に紹介したいのがソルクシーズの「Cloud Shared Office ECM」。オンラインストレージの持つ手軽さと、文書管理ソフトが備えるファイル管理機能を兼ね備えたクラウドサービスだ。本稿では、同サービスを紹介しよう。
私たちは、ビジネスで扱う情報のほとんどを“電子ファイル”として扱っている。提案資料や商品カタログ、契約書、設計書、写真や動画もあるだろう。私たちは、社内外の関係者と絶えずファイルをやり取りしながら、コミュニケーションをとり、意思決定を下す。
今や、電子ファイルはビジネスにすっかり溶け込んだが、いまだに洗練されていない面もある。それが、ファイルの管理や受け渡しである。通常、私たちは電子ファイルをファイルサーバに保管し、メールを使って受け渡す。ここには非効率やリスクが潜んでいる。
例えば、セキュリティ。メールの誤送信などで重要なデータが意図せず第三者の手に渡るリスクがある。それを防ぐために上司の承認を義務付けたり、パスワードを掛けたりすることもあるが、その分、業務効率が犠牲になる。
バージョン管理も課題の1つだ。業務で使用するファイルに、いつ、どこで、誰が手を加えたか。きちんと情報を把握している企業はそう多くない。例えば、社内や取引先にドキュメントを契約書を共有した後で、それが最新版でなかったことに気が付き、ヒヤリとしたという経験を持つ読者もいるのではないか。
今や、電子ファイルはビジネスと不可分な存在となったが、その管理や受け渡しはいまだ洗練されておらず、非効率やリスクが残されているのだ。
安全で便利なファイル共有を実現する機能を網羅
企業の電子ファイル管理にまつわる課題を解決すべくソルクシーズが開発したのが、クラウドサービス「Cloud Shared Office ECM」である。
同サービスは、ECM（Enterprise Contents management：文書管理）の持つファイルの管理機能と、オンラインストレージが持つコラボレーション機能を兼ね備える存在だ。社内外のファイルを一元管理し、冒頭に述べたような課題を解決する。
図1：Cloud Shared Office ECMの概要。セキュアにファイルをやりとりするプラットフォームを提供する拡大画像表示
以下、主な機能を紹介しよう。
アクセス権限管理
ファイルにアクセス権を設定し、不正閲覧や持ち出しを防ぐ。権限は細かく設定できる。例えば、「ファイルXは、フォルダの外に移動できない」「ファイルYは、ユーザーAは編集できるが、ユーザーBは閲覧のみ」といった具合だ。
バージョン管理
ファイルの更新履歴を記録し、過去のデータを再現できる。例えば、ファイルを誤って編集したり、削除したりしても、任意の時点に復旧できる。
ワークフロー
ファイルの取り扱いルールを設定できる。「取引先に設計書を送る際は上長の承認を得る」「カタログの変更時は関係者にレビューしてもらう」といった具合だ。
セキュリティ
ファイルをPDFに変換し、印刷やコピーを制限する。ダウンロードユーザーの名前を“透かし”としてファイルに埋め込むことも可能。社外での不正利用を抑止する。
証跡管理
ファイルの閲覧や編集、削除などユーザーの行動を記録。社員の不審な行動を事前に検知したり、セキュリティ事故が発生した場合に、素早く原因を特定したりする。
図2：Cloud Shared Office ECMが提供する代表的な機能。文書管理やコラボレーション機能を網羅する拡大画像表示
オンラインストレージの利便性を備えたクラウド時代の文書管理ソフト
「Cloud Shared Office ECM」
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