今や、電子ファイルは企業活動に欠かせない存在だが、その管理に頭を悩ませているビジネスパーソンも少なくないはず。メールの誤送信、ファイルの不正持ち出し、文書ファイルの先祖返り・・・・。実は、ファイルのマネジメントは業務効率や、企業の信頼に直結するテーマだ。業務効率を落とさず、安全に社内外でファイルをやりとりしたい。そんな読者に紹介したいのがソルクシーズの「Cloud Shared Office ECM」。オンラインストレージの持つ手軽さと、文書管理ソフトが備えるファイル管理機能を兼ね備えたクラウドサービスだ。本稿では、同サービスを紹介しよう。
徹底的な自動化で、無理なく漏れなく情報漏洩を防止
「Shared Cloud Office ECM」を開発したソルクシーズの上家富隆クラウド事業推進部長Cloud Shared Office ECMの特徴は、徹底して自動化を図っている点だ。先ほど紹介したワークフロー機能もその1つ。ユーザーの行動に応じて、自動的にファイルの保管場所や権限を操作したり、アラートを上げたりできる。
例えば、ユーザーが申請フォルダにファイルを格納したら、自動的に上長に申請メールを送信。上長が申請を承認したら、ファイルを承認済みフォルダに移動する。ファイルをPDFに変換し、コピー、印刷の制限を施す。社外との共有スペースに格納し、取引先に送付相手にメールで通知する。こんな具合だ。
ライフサイクル管理も自動化できる。例えば、取引先との共有ファイルは公開時期を設定し、6カ月経ったらアーカイブ、1年後にはゴミ箱に移動するといった運用ルールを設定できる。こうした運用は人手に頼るとどうしても漏れが出る。自動化することで手間を省き、ルールを徹底できる。
「ファイルを介したコラボレーションで最も重要なのはファイルの所在を確認し、データを保護、有事に備えて証跡を取ること。こうした作業は手間がかかります。従来型の稟議書や申請書による管理は従業員の意識に依存する部分が大きく、ルールを徹底できません。そこで、システムによる自動化が重要になるのです。」（上家氏）
モバイルやセールスフォースとの連携も
Cloud Shared Officeは、ECMの使い勝手を高めるオプションも揃える。
Face
モバイル端末からECM上のコンテンツを閲覧するためのアプリ。他のアプリとは完全に独立して稼働し、データを外部に持ち出させない。基本的にデバイスにデータは保存しない。オフライン利用に備えてデータを保存する場合も、暗号化を施す。このため、デバイスを紛失した場合も、情報漏えいの心配は少ない。アプリを利用できる端末を制限したり、操作ログを取得したりする機能も備える。
Sync
Cloud Shared Office ECM上のファイルを従業員のPCに同期するサービス。ECMのファイルが更新されるたびに、最新のファイルをプッシュ配信する。
CSO ECM for salesforce
ECMをSalesforceに組み込む機能。SalesforceのCRM機能を使いつつ、ファイル管理機能のみECMに置き換えることができる。Salesforceのファイル管理に不満を感じる企業から相談を受け、リリースするに至った。
ユーザーの6割がグローバル企業、大容量データにも対応
現時点では、Cloud Shared Office ECMのユーザーの6割がグローバルに活躍する企業。その多くが大容量データを扱う製造業だ。セキュリティやキャパシティの面でも実績は十分と言える。
例えば、あるコンテンツ企業は、大容量の動画をやり取りするため、Cloud Shared Office ECMを導入した。従来は、本社内に大量のファイルサーバを設置して、各国から専用線を引いてデータを送受信していた。導入後は、セキュリティ、パフォーマンスともに満足し、データのやりとりを全面的にECM上に移行。専用線も廃止し、通信コストを大幅に削減できたという。
「Cloud Shared Officeは、日本発のソリューションとして海外展開も強く意識しています。海外ユーザーの意見も取り込み、UIのブラッシュアップを続けています。グローバル展開している企業にも満足してもらえるはず。遠隔拠点間のファイル転送を劇的に高速化する機能も搭載する予定です。ぜひ期待してください」（上家氏）。
オンラインストレージの利便性を備えたクラウド時代の文書管理ソフト
「Cloud Shared Office ECM」
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