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社内ファイルサーバーをそのままテレワークの基盤へ 〜 生産性向上の肝は「従業員が馴染んできた作業習慣の踏襲」

2021年1月12日(火)

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い多くの企業がテレワークに移行したが、会社と同等の情報利用環境が整わないことに起因する生産性低下が問題となっている。そうした中でVDIやVPNに代わる新たな選択肢として注目されているのが、社内のWindowsファイルサーバーのフォルダやファイルを、そのままWebで情報共有ポータル化するという新機軸。その注目ソリューションを展開するのが鉄飛テクノロジーだ。

コロナ禍によって、多くの企業がテレワーク(リモートワーク)を一気に加速させたことは記憶に新しい。もちろん用意周到に計画していたわけではなく、その場しのぎで見切り発車したケースも少なくない。あくまで、一時避難と考えていたわけだ。しかし、その後も新型コロナウイルスは第2波、第3波の感染拡大を繰り返しており、いまだに終息のめどが立たずにいる。

そうして「やむを得ず」テレワークが長期化している側面もあるが、実際に体験してみることで数々の良い面も見出すことができた。時間の有効利用やライフ-ワークバランスの見直しによる日々の充足感を挙げる声は引きも切らない。おそらく世の中が落ち着きを取り戻した後も、100%オフィス通勤を前提とした元の姿に完全復帰することはないだろう。自宅で仕事をするスタイルは既に市民権を得て、ごく当たり前の選択肢となったのだ。

もちろん、良い事ずくめではない。たびたび指摘されるのが、従業員の生産性が思うように高まらないという問題である。人々は、PCや業務用ソフト、組織で情報共有するためのファイルサーバーなど、会社が用意してくれる環境に最適化させる形で仕事を捗らせるスキルを磨いてきた。ある仕事を片付けようとする時、一連のやり方が既に身に染み付いており、特段の意識をしなくてもテキパキと進められる。とりわけ、Word/Excel/PowerPointなどのオフィスソフトとファイルサーバーの扱いについては、誰もが知っており慣れきっていると言っても過言ではないだろう。

その状況が、リモートワークへの突然のシフトによって絶たれた。「この件の見積書なら、ファイルサーバーの○○フォルダの中から過去サンプルを探し、一部を書き換えれば5分と経たずに出来上がる」という、体が覚えているやり方が通用せず、もどかしい思いをしている。自宅で会社の電子メールやWeb会議システムを使えるようにすることだけでなく、「可能な限り今までとやり方を変えない」という視点が生産性の維持・向上には不可欠なのである。ここに着目してソリューション展開しているのが鉄飛テクノロジーだ。同社は目下、文書共有システム「FileBlog(ファイルブログ)」を活用したテレワークの環境整備を市場に訴求している。

Windows Explorerの操作をWebブラウザ上で再現

ファイルサーバーなど社内のITリソースを従業員の自宅から使えるようにするものとしてVPN(仮想プライベートネットワーク)回線を使う方法はよく知られている。もっとも、多くの企業においては、介護や出産・育児といった事情を抱えた一部の人への対応措置として用意されていたケースが一般的で、それほどのキャパシティが想定されていなかった。コロナ禍の際に多くの従業員が一斉にVPNを使おうとして回線がパンクし実務に支障を来したという話は枚挙に暇がない。

いっそうのこと、社内システムをクラウドに移行して場所を問わずにアクセスできるようにする、あるいは全従業員を対象にVDI(仮想デスクトップ基盤)を導入するといった思い切った策もあるかもしれない。しかし、それには膨大なコストと時間がかかる。大手企業ならまだしも、中堅以下の企業にとってはかなりハードルが高い。もとより、従業員にとって、今までと異なる操作感を押し付けることにもなり、生産性低迷というそもそもの課題を解決しきれない可能性も残してしまう。

鉄飛テクノロジー 代表取締役 / アーキテクトの岡田国一氏

従業員が在宅でも、従来のオフィスでのやり方を踏襲できないだろうか、しかも身の丈にあった投資の範囲で──。そうしたニーズの高まりに呼応するかのように、市場からにわかに注目を集めているのが鉄飛テクノロジーの「FileBlogだ」。その歴史は意外にも長い。代表取締役/アーキテクトの岡田国一氏は、このように語る。「私たちはWindowsファイルサーバーとLANを使って社内で行ってきた仕事をインターネット越しでもできるようにしたいと考え、システム開発を行ってきました。そうした中で今から13年前の2007年に最初の製品をリリースし、機能強化を重ねてきたのがFileBlogです。端的に言えば、Windows Explorerで行っているファイルサーバーの操作をWebブラウザ上で徹底的に再現することに一貫して取り組んできたのです」。

例えばWindowファイルサーバー内のフォルダツリーをWebブラウザに表示し、クリックしながら順にたどっていき、目的のファイルにアクセスすることができる。まさにWindow Explorerと同様の操作性であり、加えて言うならばファイルの表示形式を一覧表示や詳細表示、サムネイル(大、小)など、自由に切り替えることも可能だ。WindowsファイルサーバーやExplorerももちろん随時進化を続けており、ルック&フィールが変わることもある。FileBlogもその動きに柔軟に追随しており、誰もが常に違和感なく直感的に使えることに、とことんこだわっているのだ。

また、ファイルの中身をWebブラウザでプレビューする機能も用意されている。Office文書や画像(JPEG、ビットマップ、GIFなど)はもとより、PDFやCAD図面など主要なファイル形式の全ページフルサイズのプレビューを可能とし、目的のファイルを個別にダウンロードしてアプリケーションを起動するまでの待ち時間をなくしている。

さらに標準のWindows Explorerを大きく超える付加価値として提供しているのが「全文テキスト検索」の機能だ。フォルダを選択することで検索範囲を限定し、キーワードによる高速かつ効率的なファイル検索を行うことができる。「もともとFileBlogは世界で初めてフォルダツリーを備えたWindowsファイルサーバー専用のエンタープライズ検索システムとして誕生した経緯があり、いわば全文テキスト検索機能はFileBlogの原点です。その後、FileBlogは約400社の導入実績を積み重ねてきましたが、そのうちの約70%のお客様がこの全文テキスト検索機能の利用を主な導入目的としています」と岡田氏は語る。

Office文書をダウンロードすることなく直接編集可能に

上記のような基本機能が高く評価され、人気を博しているFileBlogではあるが、物足りない点がなかったわけではない。Webブラウザ上に表示されるファイルはリードオンリー(読み出し専用)であり、多くのユーザーから寄せられていたのが、「検索結果としてプレビュー表示されたファイルをその場で編集できるようにならないか」という声である。そこで鉄飛テクノロジーは、特に要望が高まっていたMicrosoft office系の文書ファイルの編集機能を搭載したFileBlogの最新バージョン「FileBlog with ONLYOFFICE」の提供を開始した。

「FileBlogと、Microsoft Office互換のWebオフィススイートであるAscensio System社の『ONLYOFFICE』との連携によって実現したもので、Windowsファイルサーバー内に蓄積されているOffice文書を、ダウンロードすることなくWebブラウザで直接編集することができます」と岡田氏は説明する。操作も簡単で、目的のファイルを右クリックして「ONLYOFFICEで編集」を選択すれば編集可能となる。

FileBlogからOffice文書を直接編集できるようになった
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ONLYOFFICEはOfficeとの高い互換性があり、例えば表計算機能で数値を編集するとグラフ表示も連動する
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Office文書を編集するとなると、Microsoft製品、もしくは互換を謳うサードパーティー製品を使うことになるが、そのほとんどはデスクトップアプリとして提供されていた。つまり、FileBlogのようにWebブラウザ上で稼働することが前提ではないので、そのままシームレスな連携とはならない。鉄飛テクノロジーとしては、WebベースのOffice互換アプリの登場を長いこと心待ちにしていたのだ。そんな状況下、近年になって開発されたONLYOFFICEは、当初からWebブラウザ上での動作を前提に開発・設計されたOfficeスイートであり、実際に日本語入力環境や日本語フォントとの組み合わせ動作においても問題なかったという点で、渡りに船だったのである。

昨今のようにあらゆる企業でテレワークが拡大し、さらにAfter/Withコロナ時代の新しい生活様式(ニューノーマル)として定着しようとしている大きな節目を迎え、同社が満を持してリリースしたのが「FileBlog with ONLYOFFICE」という位置づけだ。「Microsoft Officeがインストールされていない自宅PCを使ったテレワーク環境でさえも日常業務をこなせるようにするためには編集機能が必須です。その実現によってFileBlogははじめてVDIや社内システムのクラウド移行と並ぶ、テレワーク環境の現実的な選択肢として胸を張ってお客様に提示できるようになったのです」と岡田氏は強調する。

FileBlogやONLYOFFICEのネットワーク上のポジショニング
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新規に文書を作成する際の操作性や動作速度については、やはりデスクトップ版のOfficeに及ばないものの、例えば「作成済のチェックリストにチェックを入れる」「作成済の名簿をもとに出欠を取ったり、新規メンバーを追加したりといった一部編集を行う」「作成済のワークシートをもとに日付・名前・数量・金額などを入力し、見積再計算やローンシミュレーションなど数値計算を実行する」「議事録や日報などのテンプレートをもとに内容を記入する」といった用途では十分なパフォーマンスで対処できる。

アイデア次第で活用シーンを広げて生産性を後押し

FileBlog上でOffice文書の編集まで行うとなれば、ユーザー認証やファイルのアクセス権に対してこれまで以上に慎重な配慮が必要となる。そこでFileBlogでは社内のActive Directoryとの連携のほか、Azure ADとのSAML連携をサポートすることで、ユーザーの負担を最小限に抑えたSSO(シングルサインオン)によるONLYOFFICEの利用を可能としている。なお、フォルダおよびファイルのアクセス権限については、Windowsファイルサーバー上で設定されたものが、そのままWebブラウザ上でも有効となる。

また、編集を許可する一方で、印刷禁止やダウンロード禁止といった制御も可能となっており、テレワーク環境からの情報流出のリスクを抑えることができる。このようにテレワークの実現方式としてFileBlogを活用する意義は非常に大きい。「ファイルサーバーのフォルダをそのままWebブラウザで共有するため、導入時の面倒な文書の初期登録作業が不要」「PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できる」「データはファイルシステムに保持され、SQLデータベースを必要としないので運用が簡単」「VDIやVPNを全社員に配布する場合と比べ、より少ない通信負荷で多人数がアクセスできる」など、導入・運用面でも多くの利点を持っている。

「お客様のアイデア次第でFileBlogは多様なビジネスシーンでの活用が可能です」と岡田氏は語り、テレワークを含めたあらゆる働き方での生産性向上を、今後も地に足をつけながら後押ししていく構えだ。


●お問い合わせ先

株式会社 鉄飛テクノロジー

https://www.teppi.com

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