[事例ニュース]

東海コープ、生協の新規組合員加入システムを稼働、手書き文字入力で加入手続き時間を短縮

2021年3月1日(月)日川 佳三(IT Leaders編集部)

生活協同組合連合会東海コープ事業連合と、東海コープの会員生協である生活協同組合コープぎふ、生活協同組合コープあいち、生活協同組合コープみえは2021年3月1日、新規組合員加入システムを開発したと発表した。コープぎふ、コープあいち、コープみえにおいて、2021年3月1日から順次運用を始める。システムは富士通と共同で開発した。

 生活協同組合連合会東海コープ事業連合の会員生協であるコープぎふ、コープあいち、コープみえは、2021年3月1日から順次、新規に構築した組合員加入システムの運用を開始する(図1)。新規組合員に向けた加入受付手続きに専用のタブレットを活用する。手書き文字を入力データとして活用し、入力したデータを組合員管理システムなどの基幹システムへと自動で保存する。

図1:東海コープなどが構築した新規組合員加入システムの概要(出典:生活協同組合連合会東海コープ事業連合、生活協同組合コープぎふ、生活協同組合コープあいち、生活協同組合コープみえ)図1:東海コープなどが構築した新規組合員加入システムの概要(出典:生活協同組合連合会東海コープ事業連合、生活協同組合コープぎふ、生活協同組合コープあいち、生活協同組合コープみえ)
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 新システムの特徴の1つは、手書き文字入力によって加入手続き時間を短縮したことである。手書き文字をAIで認識する機能を、加入受付タブレットに採用した。これにより、手書き文字をテキスト化できるようにした。さらに、氏名や住所をタブレット上に一度記入するだけで、新規加入時に必要なすべての加入申込書に反映できるようにした。

 これまでは、各種申請のデジタル化が進む一方で、新規の加入手続きに関しては、依然として紙による運用が一般的だった。これらの業務を効率化することが課題だった。新規に加入する組合員から見ても、加入申込書、口座登録用紙、配達料一部免除の用紙など、複数の帳票に対して、氏名や住所などを何度も記入しなければならなかった。

 新システムの特徴の2つ目は、入力したデータを、組合員管理システムなどの基幹システムへと自動で保存できるようにしたことである。加入情報をタブレットに入力するだけで、事務センター側で手動で入力することなく、組合員管理システムにデータが自動で保存されるようにした。これにより、全体で約3割の作業効率化を目指す。また、加入情報のデジタル化によって、年間約10万枚の紙コストと保管スペースを削減する。

 新システムの特徴の3つ目は、宅配業務用スマートフォンと連携することである(画面1)。新規加入の際に組合員からヒアリングした内容、例えば「配達時にチャイムを鳴らす」要望や、「注文品の置き場所のリクエスト」などの要望を、加入受付タブレットに入力すると、この情報を配達担当者の宅配業務用スマートフォンにタイムリーに連携できる。

画面1:加入情報を宅配業務用スマートフォンと連携する(出典:生活協同組合連合会東海コープ事業連合、生活協同組合コープぎふ、生活協同組合コープあいち、生活協同組合コープみえ)画面1:加入情報を宅配業務用スマートフォンと連携する(出典:生活協同組合連合会東海コープ事業連合、生活協同組合コープぎふ、生活協同組合コープあいち、生活協同組合コープみえ)
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