[編集部の生産性倍増奮闘記]

2010年9月15日(水)川上 潤司（IT Leaders編集部）

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　各社からのニュースリリース、取材先でいただく説明資料、オフィス移転や転職を知らせる郵便物……。毎日、種々雑多な「紙」の文書類が机に溢れかえります。ただででさえ手狭なオフィス環境にあり、これらをすべて保管するのは不可能なのが現実。つい机に積み上げてしまいがちなのですが、これを放置すると後々に必要な書類を探すのに苦労し、フラストレーションがたまります。必要最小限の紙文書をいかに効率よく管理するかは、仕事の効率を高める上でも欠かせない取り組み。さて、どうしたものか……。

　言うまでなく、最も重要なのは「可能な限り捨て去ること」。分かっていても、これがなかなかできないのです。そこで、毎日夕刻に意識的に15分ほどの「仕分けタイム」を設けることにしました。その日に入手した資料や郵便物などを机上にドカッっと広げ、ざっと一読しながら要/不要で二分するのです。まず、Webサイトでいつでも参照/ダウンロードできるもの（これが意外と多い）は基本的にゴミ箱へ。続いて、取り急ぎスキャナ（机上にScanSnapを常備しています）で電子化しておけば事足りるものを選び出して、すぐに読み込み処理。この際、あまり気構えずに簡単なキーワードをタグとして入力しておきます（スキャナを使った文書管理については、また別途回を改めて書くつもり）。

　これで大半は片付くのですが、それでも紙で保管しておきたいものがでてきます。数日中に記事にするため手元においておきたい資料、日々予定が変わる編集締切表、取材予定の会社からFAXで送られてきたアクセスマップといった類です。私の場合、机上に積み上げるのが好きではないので、これら、やむを得ず保管しなければならない紙資料は、机の引き出しにしまうしかありません。とはいえ、ただ引き出しに放り込んでいては整理がつかず、必要な資料が迷子になってしまいます（実際に、カオス状態に陥ったことがあります）。

写真1：リヒトのハンギングフォルダ「リクエスト」シリーズ

　引き出しの中をいかに整然と保つか－。いろいろと試行錯誤した末、今はハンギングフォルダの利用に落ち着いています。上部にバーが付属した2つ折構造のファイルを専用フレームの中にたくさん吊しておき、このファイルの中に紙の書類を放り込んでおくのです。ある取材先のオフィスで、ドイツの文具メーカー、LEITZ社のハンギングフォルダ「X-Frame」が整然と並べられているのを見て刺激を受けたのがきっかけでした。何事も、まずは形から入ってしまうのが私の昔ながらの性格。もっとも私が購入したのは、国産リヒトの「リクエスト」シリーズ。身近な価格帯であることと、日本の標準的なオフィス机の引き出しに、専用フレームが2セットすっぽりと収まる寸法に作られていることが決め手です。

写真2：各フォルダには見出しラベルをつけて検索しやすく工夫

　各フォルダには見出しラベルが付けられるので、そこに「直近号進行関連」「執筆関連資料1」「取扱説明書/保証書」などと一目瞭然のタイトルを書き込んでおく。最初は分類カテゴリがしっくりこないこともありますが、実際に使いながら見直し続けると、自分なりにぴったりの保管庫になっていきます。ただし、この引き出しも1カ月に1度は棚卸ししないと、いつしかゴミのたまり場に。紙書類をしまい込む引き出しは1つだけ、という上限ルールを徹底することが大切なようです。今の所は、必要な書類がすぐに見つかる環境ですが、まだまだ運用して3カ月足らず。さてさて、いつまで維持できることか。